Article 8: Right to Information

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8.01 The University provides the Union with the following information through an online electronic access to its database Human Resources Data Warehouse or the equivalent:

• Employee ID
• Surname and name
• Date of birth
• Gender
• Campus
• Building
• Room number
• Extension
• Date of hire
• Grade and step
• Position title
• Position code
• Employment status:
• permanent/temporary
• full-time/part-time
• active, on leave (type) or laid-off
• Department
• Annual salary
• Seniority date
• Seniority hours
• Home address
• Home phone number

The Union agrees to keep the information confidential and will only use the information for union matters.

8.02 The University makes available all the job profiles in effect at the date of signature of the Collective Agreement and all job profiles created or modified during the life of this Collective Agreement.

8.03 Upon written request from the Union and after agreement between Employee Relations and the Union, the University provides, within ten (10) working days of receiving the request, all requested information that is pertinent to the bargaining unit.

8.04 The University provides the Union with a list of the members of the Board of Governors, the Electoral College, and of persons appointed to a committee formed in accordance with any of the provisions of this Agreement. Any changes made to this list will be submitted within thirty
(30) days of their having been made.

8.05 The University will send to the Union copies of the following documents:

a) all updated University policy documents;

b) the agenda, minutes and attached documents of any open meeting of the Board of Governors, Senate, Faculty and School of Graduate Studies Councils, at the same time as such documents are mailed to their respective members or immediately thereafter in the case of documents distributed at meetings;

c) information concerning the operating budget of the University approved by the Board of Governors, and the Règles budgétaires et calculs des subventions de fonctionnement aux universités du Québec;

d) the operating budget of the University approved by the Board of Governors, within ten (10) days of its approval;

e) the annual audited statement of the pension plan and the actuarial valuation of the pension plan approved by the Pension Committee within ten (10) days of their approval.

f) a copy of all insurance contracts arising out of Article 37, including modifications, for which employees may share the cost of premiums.

8.06 The University shall send to the Union a copy of the following documents:

a) all decisions sent by the University to supervisors and other administrative personnel concerning the interpretation of this Collective Agreement, at the same time as it is sent;

b) all documents sent by the University to a group of employees or the entire body of employees concerning the application of this Collective Agreement, at the same time as it is sent;

c) all statutes and rulings applicable to the employees;

d) any other written communications sent to more than one employee concerning working conditions, at the same time as it is sent.

8.07 The University provides the Union with lists, in an electronic format, of professional employees on contract and people paid by the University on time-sheets (excluding employees whose salaries come from research funds). The University must provide these lists in October, January, April and July of each year.

Article 8 : Droit à l’information

8.01 L’Université fournit au Syndicat les informations ci-dessous énumérées via un accès électronique en ligne à la banque de données « Human Resources Data Warehouse » ou son équivalent.

  • Code identifiant unique
  • Nom et prénom
  • Date de naissance
  • Sexe
  • Campus
  • Pavillon
  • Numéro de bureau
  • Poste téléphonique
  • Date d’entrée en service
  • Classe d’emploi et échelon salarial
  • Titre du poste
  • Code du poste
  • Situation d’emploi :
    • permanente / temporaire
    • temps complet / temps partiel
    • active, en congé (type) ou mise à pied
  • Département
  • Salaire annuel
  • Date d’ancienneté
  • Heures d’ancienneté
  • Adresse du domicile
  • Numéro de téléphone à domicile

Le Syndicat s’engage à garder ces renseignements confidentiels et ne les utiliser que pour des fins syndicales.

8.02 L’Université rend disponible toutes les descriptions de poste en vigueur à la signature de la convention collective et celles crées ou modifiées durant le terme de la convention collective.

8.03 Sur demande écrite du Syndicat, et après entente entre le Bureau des relations avec le personnel et le Syndicat, l’Université fournit, dans un délai de dix (10) jours ouvrables à compter de la réception de la demande, toute information demandée qui concerne l’unité de négociation.

8.04 L’Université fournit au Syndicat la liste des membres du Conseil d’administration, du Collège électoral, ainsi que des personnes nommées pour faire partie d’un comité formé en vertu des dispositions de la présente convention. Toute modification apportée à cette liste est transmise dans une délai de trente (30) jours à compter de la date de la modification.

8.05 L’Université fera parvenir au Syndicat des exemplaires des documents suivants :

a) toute mise à jour des politiques de l’Université;

b) l’ordre du jour et le procès-verbal, y compris les documents qui y sont annexés, de toute réunion publique du Conseil d’administration, du Sénat, des Conseils des Facultés et du Conseil de l’École des études supérieures, au moment où ces documents sont postés aux membres respectifs des entités en question, ou immédiatement après leur distribution dans les cas où ces documents sont distribués lors des réunions;

c) l’information relative au budget de fonctionnement de l’Université approuvé par le Conseil d’administration, ainsi que les Règles budgétaires et calculs des subventions de fonctionnement aux universités du Québec;

d) le budget de fonctionnement de l’Université approuvé par le Conseil d’administration dans un délai de dix (10) jours à compter de son approbation;

e) les états financiers annuels vérifiés du régime de retraite et son évaluation actuarielle annuelle approuvée par le comité du régime de retraite, dans un délai de dix (10) jours à compter de leur approbation;

f) un exemplaire de toutes les polices d’assurance, y compris les modifications, dont les personnes salariées bénéficient en vertu de l’article 37 et dont elles peuvent assumer une partie des coûts.

8.06 L’Université fournit au Syndicat un exemplaire des documents suivants :

a) toute décision transmise par l’Université aux supérieurs immédiats ou aux autres membres du personnel administratif relativement à l’interprétation de la présente convention collective, au moment même de sa transmission;

b) tout document transmis par l’Université à un groupe de personnes salariées ou à l’ensemble des personnes salariées relativement à l’application de la présente convention collective, au moment même de sa transmission;

c) tout statut et règlement s’appliquant aux personnes salariées;

d) toute autre communication écrite transmise à plus d’une personne salariée relativement aux conditions de travail, au moment même de sa transmission.

8.07 L’Université fournit au Syndicat les listes, sur support électronique, des personnes salariées professionnelles sous contrat et des personnes rémunérées par l’Université sur la base de feuilles de temps (exception faite des personnes salariées dont le salaire provient de fonds de recherche). L’Université doit transmettre ces listes en octobre, janvier, avril et juillet de chaque année.

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