Article 29: Vacation

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29.01 All employees are entitled, on the basis of their seniority, to paid vacation the duration of which is determined on June 1 of each year.

29.02 During the twelve (12) months which follow June 1 of the current year, all employees are entitled to vacations, the duration of which is determined as follows:

a) The employee with less than one (1) year of seniority on June 1 of the current year is entitled to one and two-thirds (1 2/3) paid days of vacation for each month worked in the University from his/her date of hire to a maximum of twenty (20) working days;

b) The employee having one (1) year and less than ten (10) years of seniority on June 1 of the current year is entitled to twenty-two (22) paid working days;

c) The employee having ten (10) year and less than twenty-one (21) years of seniority on June 1 of the current year is entitled to twenty-three (23) paid working days;

d) The employee having twenty-one (21) years or more of seniority on June 1 of the current year is entitled to twenty-five (25) paid working days.

29.03 For the purpose of subsection 29.02 a), if the employee has been hired before the sixteenth day of the month, the month of hire is considered as one (1) complete month of service.

29.04 In the case of the termination of employment, the following provisions apply:
a) The employee who has not taken his/her entire vacation entitlement during the reference year preceding June 1 receives an indemnity which is equal to the number of vacation days to which he/she was entitled.
b) The employee is entitled to a vacation indemnity equal to eight point eight percent (8.8%) of the total wages earned between June 1 of the current year and his/her date of departure after deduction of the vacation days already taken.
c) The employee entitled to twenty-three (23) days of vacation is entitled to a vacation indemnity equal to nine point two percent (9.2%) of total wages earned between June 1 of the current year and his/her date of departure after deduction of the vacation days already taken.
d) The employee entitled to twenty-five (25) days of vacation is entitled to a vacation indemnity equal to ten percent (10%) of total wages earned between June 1 of the current year and his/her date of departure after deduction of the vacation days already taken.

29.05 An employee who, during any one year, has been absent from work for one or other of the following reasons accumulates vacation credits as follows:

Illness: An employee absent from work by virtue of the provisions of Article 36 accumulates vacation credits during the first four (4) consecutive months of his/her absence.

Work Accident: An employee absent from work by virtue of the provisions of Article 35 accumulates vacation credits during the first twelve (12) consecutive months of absence.

Maternity, Paternity, Parental and Adoption: An employee accumulates vacation credits during a maximum period of twenty (20) weeks:
• During maternity leave and during the additional period of two (2) weeks of maternity leave; or
• During the paternity leave and the parental leave; or
• During parental leave, in the case of adoption.

Lay-Off: An employee’s vacation entitlement is prorated to the number of months worked.

Leave without pay exceeding one (1) month: An employee’s vacation entitlement is prorated to the number of months worked.

29.06 Before his/her departure for vacation, upon agreement with his/her immediate supervisor, an employee receives for the vacation period to which he/she is entitled a remuneration equivalent to his/her regular salary in effect at the time he/she takes his/her vacation provided he/she so requests at least ten (10) days prior to the departure for vacation.

29.07 In the event of the death of an employee, the University will give his/her vacation indemnity to the beneficiaries or legal heirs.

29.08 a) An employee unable to take his/her annual vacation at the scheduled time due to illness, accident or occupational injury occurring before the beginning of his/her vacation period may defer his/her annual vacation to a later date. However, he/she must notify his/her immediate supervisor as soon as possible prior to the date set for the beginning of his/her vacation period. Upon his/her return to work, the employee must work out a new vacation period with his/her immediate supervisor.

b) An employee hospitalized as a result of illness or an accident which occurs during his/her vacation may, after agreement with his/her immediate supervisor, defer the balance of his/her annual vacation either to the end of his/her disability or to a later date agreed upon with his/her immediate supervisor. The term hospitalized includes outpatient services that require the employee be restricted to his/her residence for the treatment period.

c) An employee who, on June 1 of a given year, has been disabled for a period of less than twelve (12) months and who has not taken all of his/her vacation entitlement from the previous year because of the disability, may, after agreement with his/her immediate supervisor, defer the balance of his/her vacation entitlement, either to the end of the disability, or to a later date agreed upon with his/her immediate supervisor.

d) An employee who, on June 1 of a given year, has been disabled for twelve (12) months or more receives a vacation indemnity equal to the number of vacation days to which he/she is entitled.

e) An employee who is requested by his/her supervisor to work during his/her vacation period receives payment for expenses related to the cancellation or postponement of the vacation upon presentation of valid receipts.

29.09 The annual vacation entitlements must be taken during the reference year in which they are due, except with the permission of the immediate supervisor.

Moreover, with the permission of the immediate supervisor, an employee may defer two (2) weeks of vacation from one year to the next, and this for two (2) consecutive years, for a total deferred vacation of four (4) weeks.
This accumulated vacation must be taken at the latest in the third year.
However, the total duration of the annual vacation (taken consecutively or not) must not exceed nine (9) weeks within any one reference year. 29.10 An employee may or may not take his/her vacation entitlement in a consecutive manner. He/she may divide them into as many weeks as he/she wishes. He/she may also divide two (2) weeks into ten (10) vacation days.

29.11 After agreement with the immediate supervisor as to the dates, an employee is entitled to extend his/her vacation with a leave without pay provided that the service requirements are respected. However, the total duration of the annual vacation taken (consecutively or not) and of the extension may not exceed nine (9) weeks within any one reference year.

29.12 The University determines the vacation periods of the employees taking into consideration the following:
• the seniority of the employee;
• the preference expressed by the employee;
• service requirements. An employee may change his/her vacation period with the agreement of his/her immediate supervisor provided that the vacation periods of other employees and service requirements are respected.

Article 29 : Vacances

29.01 Toutes les personnes salariées ont droit, en fonction de leur ancienneté, à des vacances payées dont la durée est déterminée par rapport au 1er juin de chaque année.

29.02 Pendant les douze (12) mois qui suivent le 1er juin de l’année en cours, toutes les personnes salariées ont droit à des vacances dont la durée est déterminée comme suit :

a) la personne salariée qui a accumulé moins d’un (1) an d’ancienneté au 1er juin de l’année en cours a droit à un jour ouvrable et deux tiers (1 ⅔) pour chaque mois travaillé à l’Université depuis la date de son entrée en service, jusqu’à concurrence de vingt (20) jours ouvrables;

b) la personne salariée qui a accumulé un (1) an mais moins de dix (10) ans d’ancienneté au 1er juin de l’année en cours a droit à vingt-deux (22) jours ouvrables;

c) la personne salariée qui a accumulé dix (10) ans mais moins de vingt-et un (21) ans d’ancienneté au 1er juin de l’année en cours a droit à vingt-trois (23) jours ouvrables;

d) la personne salariée qui a accumulé vingt-et-un (21) ans ou plus d’ancienneté au 1er juin de l’année en cours a droit à vingt-cinq (25) jours ouvrables.

29.03 Aux fins de l’alinéa 29.02 a), si la personne salariée a été embauchée avant le seizième (16e) jour du mois, le mois en question est considéré comme un (1) mois complet de service.

29.04 Dans les cas de cessation d’emploi, les dispositions suivantes s’appliquent :

a) La personne salariée qui n’avait pas pris la totalité de ses vacances au cours de l’année de référence antérieur au 1er juin reçoit une indemnité équivalente au nombre de jours de vacances auxquels elle aurait eu droit.

b) La personne salariée a droit à une indemnité de vacances égale à huit virgule huit pourcent (8,8%) du salaire gagné du 1er juin de l’année en cours jusqu’à la date de son départ, moins les jours de vacances déjà pris.

c) La personne salariée qui bénéficie de vingt-trois (23) jours de vacances a droit à une indemnité de vacances égale à neuf virgule deux pourcent (9.2%) du salaire gagné du 1er juin de l’année en cours jusqu’à la date de son départ, moins les jours de vacances déjà pris.

d) La personne salariée qui bénéficie de vingt-cinq (25) jours de vacances a droit à une indemnité de vacances égale à dix pourcent (10%) du salaire gagné du 1er juin de l’année en cours jusqu’à la date de son départ, moins les jours de vacances déjà pris.

29.05 La personne salariée qui, au cours d’une année, a été absente pour l’une ou l’autre des raisons énoncées ci-dessous accumule des vacances comme suit :

Maladie : la personne salariée absente du travail aux termes de l’article 36 accumule des crédits de vacances durant les quatre (4) premiers mois consécutifs de son absence.

Accident du travail : la personne salariée absente du travail aux termes de
l’article 35 accumule des crédits de vacances durant les douze (12) premiers mois consécutifs de son absence.

Maternité, paternité, parental et adoption
: La personne salariée accumule des crédits de vacances pendant une période allant jusqu’à un maximum de vingt (20) semaines:

  • durant le congé de maternité et la période additionnelle de deux (2) semaines de congé de maternité;
    ou
  • durant le congé de paternité et le congé parental;
    ou
  • durant le congé parental dans le cas d’une adoption.

Mise à pied : la personne salariée a droit à des vacances au prorata du
nombre de mois travaillés.

Congé sans solde de plus d’un (1) mois : la personne salariée a droit à des vacances au prorata du nombre de mois travaillés.

29.06 Avant de partir en vacances, après entente avec son supérieur immédiat ou sa supérieure immédiate, la personne salariée reçoit, pour la période de vacances payées à laquelle elle a droit, une rémunération équivalente à son salaire habituel, au taux en vigueur au moment où elle prend ses vacances payées, à condition toutefois qu’elle en fasse la demande au moins dix (10) jours avant de partir.

29.07 Dans le cas du décès d’une personne salariée, l’Université doit verser son indemnité de vacances accumulées aux bénéficiaires ou aux héritiers légaux.

29.08 a) La personne salariée qui ne peut prendre ses vacances payées au moment prévu en raison d’une maladie, d’un accident ou d’un accident du travail, survenus avant le début de la période de ses vacances payées, peut reporter ses vacances payées à une date ultérieure. Toutefois, elle doit en aviser son supérieur immédiat ou sa supérieure immédiate le plus tôt possible avant la date à laquelle ses vacances payées devaient commencer. Lors de son retour au travail, la personne salariée doit convenir d’une nouvelle période de vacances avec son supérieur immédiat ou sa supérieure immédiate.

b) La personne salariée hospitalisée en raison d’une maladie ou d’un accident survenu pendant ses vacances peut, après entente avec son supérieur immédiat ou sa supérieure immédiate, reporter le reste de ses vacances payées soit à la fin de son invalidité, soit à une date ultérieure convenue avec son supérieur immédiat ou sa supérieure immédiate. Le terme hospitalisé comprend aussi les cas de soins de cliniques externes qui restreignent la personne salariée à son domicile pendant la période de traitement.

c) La personne salariée qui, au 1er juin d’une année donnée, est incapable de travailler depuis moins de douze (12) mois et qui, en raison de cette invalidité, n’a pas pris toutes ses vacances payées de l’année précédente peut, après entente avec son supérieur immédiat ou sa supérieure immédiate, reporter le reste de ses vacances payées soit à la fin de son invalidité, soit à une date ultérieure convenue avec son supérieur immédiat ou sa supérieure immédiate.

d) La personne salariée qui, au 1er juin d’une année donnée, est incapable de travailler depuis douze (12) mois ou plus reçoit une indemnité de vacances équivalente au nombre de jours de vacances payées auxquels elle a droit.

e) Toute personne salariée qui doit, à la demande de son supérieur immédiat ou de sa supérieure immédiate, travailler pendant ses vacances payées, se voit rembourser les dépenses encourues pour l’annulation ou le report, sur présentation de pièces justificatives.

29.09 La personne salariée doit prendre ses vacances payées au cours de l’année de référence où elles sont dues, à moins qu’elle n’obtienne de son supérieur immédiat ou de sa supérieure immédiate la permission de les prendre à un autre moment.

En outre, avec la permission de son supérieur immédiat ou de sa supérieure immédiate, une personne salariée peut reporter deux (2) semaines de vacances d’une année à l’autre, et ce pendant deux (2) années consécutives pour un total de quatre (4) semaines de vacances reportées.

Les vacances payées ainsi accumulées doivent être prises, au plus tard, durant la troisième (3e) année.

Cependant, la durée totale des vacances payées (prises de façon consécutive ou non) ne doit pas, au cours d’un même année de référence, dépasser neuf (9) semaines.

29.10 La personne salariée peut prendre ses vacances payées de façon consécutive ou non. Elle peut les fractionner en autant de semaines qu’elle le désire. Elle peut également fractionner deux (2) semaines en dix (10) jours de vacances payées.

29.11 Après entente avec son supérieur immédiat ou sa supérieure immédiate quant aux dates, la personne salariée peut prolonger ses vacances payées par un congé sans solde, pourvu que les exigences de service soient respectées.

Toutefois, la durée totale des vacances payées (prises de façon consécutive ou non) et de leur prolongation ne doit pas, au cours d’un même année de référence, dépasser neuf (9) semaines.

29.12 L’Université doit établir les dates des vacances des personnes salariées en tenant compte de ce qui suit :

  • l’ancienneté de la personne salariée;
  • la préférence exprimée par la personne salariée;
  • les exigences de service.

Une personne salariée peut, avec l’autorisation de son supérieur immédiat ou de sa supérieure immédiate, changer la date de ses vacances payées pourvu que la période de vacances des autres personnes salariées, ainsi que les exigences de service, soient respectées.

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