Article 28 Social Leaves Personal Leaves and Deferred Salary
Article 28: Social Leaves, Personal Leaves and Deferred Salary
28.01 All employees are entitled to the following leaves without loss of pay provided that the leaves coincide with a day the employee would normally be working.
When an employee has to be absent for one of the reasons specified in this article, he/she must inform his/her immediate supervisor of this as soon as possible.
28.02 Bereavement Leave
In the event of the death of a relative or family member, the employee may ask for a leave from the University for a limited period of time. Whenever possible, reasons for and notification of such a leave shall be given before departure to the immediate supervisor. The duration of the bereavement leave shall not exceed five (5) working days. The authorization of such a leave shall not be withheld without a valid reason.
The employee may add to the bereavement leave his/her accumulated vacation entitlements or a leave without pay.
28.03 Marriage Leave
In the event of the marriage of: a) the employee, he/she is entitled to five (5) working days; b) a son, a daughter, an employee is entitled to one (1) working day; c) the father, mother, grandparents, brother, sister, grandchildren, an employee is entitled to the day of the wedding. The employee may add to the periods described in a) and b), his/her accumulated vacation entitlements or an additional leave without pay.
28.04 Leave for Moving
When an employee changes the location of his/her residence, he/she is entitled to one (1) working day of leave for moving. However, he/she is not entitled to more than one (1) working day per reference year. This restriction does not apply when an employee must move for reasons beyond his/her control providing proof is submitted.
28.05 Leave for Jury/Witness Duty
a) In the event that an employee is required for jury duty or to act as a witness in proceedings to which he/she is not a party, he/she will not as a consequence suffer any loss of his/her regular pay during the time that he/she is required to act in such a capacity. However, the employee must turn over to the University the equivalent of the amount received for the performance of these duties. If this amount is greater than his/her salary, the difference will be returned to her/him by the University.
b) The employee called to act as a witness in a case where the University is involved continues to receive his/her regular salary.
c) In the event an employee must appear before a civil, administrative or penal tribunal in a case in which he/she is party, he/she is entitled to take a leave without pay or use his/her accumulated vacation.
28.06 Personal Leave
Full-time employees who have completed their probation period are entitled to the equivalent of a maximum of four (4) working days of leave per year without loss of pay for personal reasons. These four (4) days may be taken in hourly blocks.
Part-time employees, who have completed their probation period, are entitled to personal leave prorated to hours worked.
Such leaves are not to be used to prolong vacations or any other leave provided for in this Collective Agreement with the exception of bereavement leave.
Normally, the employee will advise the immediate supervisor of the need for such a leave two (2) days in advance.
Personal leave does not accumulate from year to year (the year being calculated from June 1).
Any time required beyond the four (4) above-mentioned days will be without pay.
28.07 Family Leave
a) An employee may be absent from work, without pay, during ten (10) days per year to fulfill obligations related to the care, health or education of her/his child or the child of her/his spouse, or due to the state of health of a relative or a person for whom the employee acts as a caregiver, as attested by a professional working in the health and social services sector and governed by the Professional Code (chapter C-26).
Relative means, in addition to the employee’s spouse, the child, father, mother, brother, sister and grandparents of the employee or the employee’s spouse as well as those persons’ spouses, their children and their children’s spouses. The following are also considered to be an employee’s relative:
• a person having acted, or acting, as a foster family for the employee or the employee’s spouse;
• a child for whom the employee or the employee’s spouse has acted, or is acting, as a foster family;
• a tutor or curator of the employee or the employee’s spouse or a person under the tutorship or curatorship of the employee or the employee’s spouse;
• an incapable person having designated the employee or the employee’s spouse as mandatry;
• any other person in respect of whom the employee is entitled to benefits under an Act for the assistance and care the employee provides owing to the person’s state of health.
From these ten (10) days, are (2) are taken without loss of pay, and the others are without pay.
The leave may be divided into days. A day may also be divided if the employer consents thereto.
The employee must advise the employer as soon as possible and take reasonable steps within his power to limit the leave and the duration of the leave.
The employee can agree with his immediate supervisor to work compensatory hours, in which case the leave will be without loss of pay.
b) An employee can be absent from work without pay or take a part-time leave without pay for a maximum duration of fifty-two (52) weeks when his minor child suffers or the minor child of his spouse from emotional or social development problems, is handicapped or suffers from a long-term illness, and if the child’s health condition requires the presence of the employee.
c) An employee can also use the other leaves for family obligations provided in the Act respecting Labour Standards.
d) When on leave as provided for in this clause, the employee accumulates seniority and up to thirty-five (35) weeks of experience for the purpose of salary determination. The employee also receives the following benefits provided that he/she would have been entitled to these benefits and as long as he/she pays his/her share of premiums or dues:
• Life Insurance
• Optional Life Insurance
• Health Care Insurance
• Pension Plan
e) The employee eligible for Employment Insurance Compassionate Care Benefits is entitled to take leave without pay for a duration equivalent to the duration of the benefits. A confirmation of the eligibility for the benefits must be submitted to the University by the employee upon reception of the response to his application for Compassionate Care Benefits. If the application is denied, the employee can request another type of leave to his supervisor within seven (7) working days of the denial of his request or return to work.
28.08 Emergency Leave
a) It is the purpose of the present clause to allow the employee to take a leave if his/her presence is required by an immediate family member or any person in permanent residence with the employee, without exceeding thirty-five (35) hours per year.
b) The employee who takes a leave provided for in the present clause must notify his/her immediate supervisor as soon as possible but no later than thirty (30) minutes following the start of the employee’s regular work day, stating the duration and the reason for the absence.
c) The University must notify the employee when the above-mentioned thirty-five (35) hours have been used.
d) It is understood that the employee will make up for these hours at a later time agreed upon with the immediate supervisor.
28.09 Deferred Salary Leave Plan (DLSP)
The parties consider that deferred salary leaves are beneficial for the Employees and for the University.
a) A deferred salary leave is a leave without pay during which a permanent Employee receives payment originating from the salary which will have been deferred, in accordance with applicable tax laws.
b) The DSLP consists of a Contribution Period by the Employee, accompanied by a leave.
Specifications
c) Priority will be given to the employees that have never benefitted from such a leave.
d) The minimal duration of a deferred salary leave is six (6) consecutive months and the maximal duration is twelve (12) consecutive months.
e) Employees benefitting from a deferred salary leave must return to work for the University and remain in its service for a period equal to the length of the leave.
Submission of the request and delays
f) Requests for deferred salary leave will be accepted on the condition that the affected department is able to grant such a leave. Such requests will only be denied in exceptional circumstances.
g) The employee interested in particpating in the Deferred Salary Leave Plan must submit their written request to their immediate supervisor and send a copy to the Human Resources Department at least three (3) months before the date they wish to begin particpating in the DSLP.
h) The University will submit the approval or denial of the request in writing within five (5) weeks of receiving the request. If the University denies the request, the employee will also receive in writing the reasons of the denial. A copy will also be sent to the Union.
i) Participation of an Employee in the DSLP is subject to the signing of a contract, a sample of which is provided for in Appendix D of the present Collective Agreement
j) This contract must be signed by the Employee and returned to the Human Resources Department four (4) weeks prior to the date he/she is due to commence the contribution period.
k) The Human Resources Department will forward a copy of the signed contract to the immediate supervisor of the Employee who submitted such request and to the Union.
l) By signing the contract, the Employee becomes a participating employee. The Employee who fails to sign the contract will be deemed to have withdrawn his/her application to participate in the DSLP.
Particpation options
m) The length of the leave and the percentage of the salary contributed during the participation in the DSLP may be chosen among the following options :
Duration of participation and percentage of salary paid during DSLP
| Duration of Leave | 2 yrs | 3 yrs | 4 yrs | 5 yrs |
| 6 mos | 75% | 83.33% | 87.5% | 90% |
| 7 mos | 70.8% | 80.56% | 85.42% | 88.33% |
| 8 mos | 66.67% | 77.78% | 83.33% | 86.67% |
| 9 mos | – | 75% | 81.25% | 85% |
| 10 mos | – | 72.22% | 79.15% | 83.33% |
| 11 mos | – | 69.44% | 77.08% | 81.67% |
| 12 | – | 66.67% | 75% | 80% |
n) The terms and conditions relating to the deferred salary leave are also defined in the sample contract provided for in Appendix D of the present Collective Agreement.
Article 28 : Congés sociaux, congés pour affaires personnelles et congés à salaire différe
28.01 Toute personne salariée a droit aux congés stipulés ci-dessous, sans perte de salaire, pourvu que ces congés coïncident avec un jour où la personne salariée aurait normalement travaillé.
Lorsqu’une personne salariée doit s’absenter pour une des raisons énoncées dans le présent article, elle doit en informer son supérieur immédiat ou sa supérieure immédiate dès que possible.
28.02 Congé de décès
Lorsqu’un décès survient dans la parenté ou dans la famille d’une personne salariée, celle-ci peut demander à s’absenter de l’Université pour une période limitée. Dans la mesure du possible, les raisons et la notification d’une telle absence doivent être données avant le départ au supérieur immédiat ou à la supérieure immédiate. La durée d’un congé de décès ne doit pas excéder cinq (5) jours ouvrables. L’autorisation d’un tel congé ne peut être refusée sans motif valable.
La personne salariée peut ajouter à un congé de décès des vacances accumulées ou un congé sans solde.
28.03 Congé de mariage
Dans le cas du mariage,
a) de la personne salariée, celle-ci a droit à cinq (5) jours ouvrables de congé.
b) du fils ou de la fille de la personne salariée, celle-ci a droit à un (1) jour ouvrable de congé.
c) du père, de la mère, des grands-parents, du frère, de la soeur ou des petits-enfants de la personne salariée, celle-ci a le droit d’être absente le jour du mariage.
La personne salariée peut ajouter, aux jours de congé prévus à a) et b) ci-dessus, ses jours de vacances accumulés ou un congé sans solde.
28.04 Congé de déménagement
Lorsqu’une personne salariée change de domicile, elle a droit à un (1) jour ouvrable de congé pour le déménagement. Toutefois, elle n’a pas droit à plus d’une journée par année de référence.
Cette restriction ne s’applique pas si la personne salariée doit déménager pour des raisons indépendantes de sa volonté; il lui incombe d’en fournir la preuve.
28.05 Congé pour fonctions judiciaires
a) Lorsqu’une personne salariée est appelée à agir comme membre d’un jury ou comme témoin dans une instance à laquelle elle n’est pas partie, elle ne subit aucune perte de salaire quant au temps qu’elle doit consacrer à l’exercice de telles fonctions. Cependant, la personne salariée doit remettre à l’Université l’équivalent de la somme reçue pour l’exercice des fonctions en question. Si la personne salariée a reçu une somme plus élevée que son salaire, l’Université lui rendra la différence.
b) La personne salariée appelée à témoigner dans une instance à laquelle l’Université participe continue de recevoir son salaire normal.
c) Lorsqu’une personne salariée doit se présenter devant un tribunal civil, administratif ou pénal, dans une instance à laquelle elle est partie, elle a le droit de prendre un congé sans solde ou elle peut utiliser ses jours de vacances accumulés.
28.06 Congé pour affaires personnelles
Les personnes salariées à temps complet qui ont terminé leur période de probation ont le droit de prendre annuellement, sans perte de salaire, l’équivalent d’un maximum de quatre (4) jours ouvrables de congé pour affaires personnelles. Ces quatre (4) jours peuvent être pris par tranches
horaires.
Les personnes salariées à temps partiel qui ont terminé leur période de probation ont droit à ce congé pour affaires personnelles au prorata des heures travaillées.
De tels congés ne doivent pas servir à prolonger les vacances ou à prolonger tout autre congé prévu dans la présente convention collective, sauf en ce qui concerne le congé de décès.
Normalement, la personne salariée avisera sa supérieure immédiate ou son supérieur immédiat du besoin d’un tel congé deux (2) jours à l’avance.
Les congés pour affaires personnelles ne s’accumulent pas d’année en année (l’année étant calculée à partir du 1er juin).
Tout congé pour affaires personnelles pris en sus des quatre (4) jours mentionnés ci-dessus sera sans solde.
28.07 Congés pour raisons familiales
a) Une personne salariée peut s’absenter du travail pendant dix (10) journées par année pour remplir ses obligations reliées à la garde, à la santé ou à l’éducation de son enfant ou de l’enfant de son conjoint, ou en raison de l’état de santé d’un parent ou d’une personne pour laquelle le salarié agit comme proche aidant, tel qu’attesté par un professionnel oeuvrant dans le milieu de la santé et des services sociaux régi par le Code des professions (chapitre C-26).
En outre du conjoint de la personne salariée, parent signifie l’enfant, le père, la mère, le frère, la soeur et les grands-parents de la personne salariée ou de son conjoint, ainsi que les conjoints de ces personnes, leurs enfants et les conjoints de leurs enfants. Est de plus considéré comme parent d’un salarié:
- ayant agi ou agissant comme famille d’accueil pour la personne salariée ou son conjoint;
- un enfant pour lequel la personne salariée ou son conjoint a agi ou agit comme famille d’accueil, le tuteur;
- le curateur ou la personne sous tutelle ou sous curatelle de la personne salariée ou de son conjoint;
- la personne inapte ayant désigné la personne salariée ou son conjoint comme mandataire;
- toute autre personne à l’égard de laquelle la personne salariée a droit à des prestations en vertu d’une loi pour l’aide et les soins qu’il lui procure en raison de son état de santé.
De ces dix (10) jours, deux (2) sont pris sans perte de salaire et les autres sont sans salaire.
Ce congé peut être divisé en jours. Une journée peut également être divisée si l’employeur y consent.
La personne salariée doit en aviser l’employeur le plus tôt possible et prendre les mesures raisonnables à sa disposition pour limiter la prise et la durée d’un tel congé.
La personne salariée peut convenir avec son supérieur immédiat d’effectuer des heures de travail compensatoires, auquel cas le congé sera sans perte de salaire.
b) Une personne salariée peut s’absenter du travail sans salaire ou prendre un congé sans solde à temps partiel pour une période maximale de cinquante-deux (52) semaines lorsque son enfant mineur ou l’enfant mineur de son conjoint souffre de problèmes de développement émotifs ou sociaux, est handicapé ou est atteint d’une maladie à long terme, et dont l’état requiert la présence de la personne salariée concernée.
c) Une personne salariée peut également se prévaloir des autres congés pour obligations familiales prévus à la Loi sur les normes du travail.
d) Lors de congés prévus à la présente clause, la personne salariée accumule son ancienneté et, jusqu’à concurrence de trente-cinq (35) semaines, son expérience pour fins de détermination de son salaire, et bénéficie des avantages suivants, dans la mesure où elle y aurait droit si elle était demeurée au travail et en autant qu’elle en défraie sa part des primes
ou cotisations:
- Assurance-vie
- Assurance-vie supplémentaire
- Assurance-maladie
- Régime de retraite
e) La personne salariée admissible aux prestations de compassion de l’assurance-emploi a le droit de se prévaloir d’un congé sans solde équivalent à la durée des prestations. Une confirmation de l’admissibilité aux prestations doit être transmise à l’Université par la personne salariée lorsqu’elle reçoit une réponse à sa demande de prestations de compassion.
Si la demande de prestations de compassion est refusée, la personne salariée peut demander un autre type de congé à sa supérieure immédiate ou son supérieur immédiat dans les sept (7) jours ouvrables suivant le refus de sa demande ou retourner au travail.
28.08 Congé pour cas urgents
a) La présente clause a pour but de permettre à la personne salariée de s’absenter lorsque sa présence est requise auprès d’un membre de sa famille immédiate ou auprès de toute personne qui habite en permanence avec elle; de telles absences ne doivent pas excéder trente-cinq (35) heures par année.
b) La personne salariée qui prend le congé prévu à la présente clause doit, aussitôt que possible mais au plus tard trente (30) minutes après le début de sa journée normale de travail, informer son supérieur immédiat ou sa supérieure immédiate de la durée et des raisons de ce congé.
c) L’Université doit informer la personne salariée quand celle-ci a épuisé les trente-cinq (35) heures prévues ci-dessus.
d) Il est entendu que la personne salariée effectuera par la suite des heures de travail compensatoires convenues entre elle et son supérieur immédiat ou sa supérieure immédiate.
28.09 Régime de congé à salaire différé (RCSD)
Les parties considèrent que le congé à salaire différé est avantageux pour la personne salariée et pour l’Université.
a) Un congé à salaire différé est un congé sans solde pendant lequel la personne salariée permanente reçoit un traitement provenant du salaire qui aura été différé, selon les lois fiscales en vigueur.
b) Le RCSD comprend, d’une part, une période de contribution et, d’autre part, une période de congé.
Particularités
c) La priorité sera donnée aux personnes salariées qui n’ont jamais bénéficié de ce congé.
d) La durée minimale du congé à salaire différé est de six (6) mois consécutifs et sa durée maximale est de douze (12) mois consécutifs.
e) Les personnes salariées qui bénéficient d’un congé à salaire différé doivent retourner au service de l’Université et y demeurer pour une période égale à celle du congé.
Soumission de la demande et délais
f) Les demandes de congé à salaire différé seront acceptées à condition que les départements concernés soient en mesure d’accorder un tel congé. Ces demandes ne seront refusées que dans des circonstances exceptionnelles.
g) La personne salariée qui désire participer au RCSD adresse une demande écrite à son supérieur immédiat ou à sa supérieure immédiate et en transmet une copie au service des ressources humaines au moins trois (3) mois avant la date à laquelle elle désire commencer à participer au RCSD.
h) L’Université transmettra par écrit à la personne salariée l’approbation ou le refus de la demande de congé à salaire différé dans les cinq (5) semaines qui suivent la date de réception de la demande. Si l’Université refuse d’accorder le congé, elle avisera par écrit la personne salariée des raisons de son refus et fera parvenir une copie de cet avis au Syndicat.
i) Pour qu’une personne salariée puisse participer au RCSD, elle doit signer un contrat formulé selon les termes énoncés à l’annexe D de la présente convention collective.
j) Ce contrat doit être signé par la personne salariée et retourné au service des ressources humaines quatre (4) semaines avant la date à laquelle doit commencer la période de contribution.
k) Le service des ressources humaines transmet un exemplaire du contrat signé au supérieur immédiat ou à la supérieure immédiate de la personne salariée ayant soumis une demande ainsi qu’au Syndicat.
l) En signant le contrat, la personne salariée devient une personne salariée participante. La personne salariée qui ne signe pas le contrat est réputée avoir retiré sa demande de participation au RCSD.
Options de participation
m) La durée du congé et le pourcentage du salaire versé durant la participation au RCSD peuvent être choisis parmi les options suivantes :
Durée de participation et pourcentage de salaire versé durant le RCSD
| Durée du congé | 2 ans | 3 ans | 4 ans | 5 ans |
| 6 mois | 75% | 83,33% | 87,5% | 90% |
| 7 mois | 70,8% | 80,56% | 85,42% | 88,33% |
| 8 mois | 66,67% | 77,78% | 83,33% | 86.67% |
| 9 mois | – | 75% | 81,25% | 85% |
| 10 mois | – | 72,22% | 79,15% | 83,33% |
| 11 mois | – | 69,44% | 77,08% | 81,67% |
| 12 mois | – | 66,67% | 75% | 80% |
n) Les modalités et conditions relatives au congé à salaire différé sont aussi définies au contrat type formulé à l’annexe D de la présente convention collective.