Article 24: Hours of Work and Work Schedules

Article 24: Hours of Work and Work Schedules


24.01 Except for employees working on special work schedules under clause 24.12, the regular work week is thirty-five (35) hours, normally between 9 a.m. and 5 p.m. from Monday to Friday.

24.02 Overtime

a) Overview

i) All work performed by an employee outside of his/her regular work day or regular work week as defined in clause 24.01 is considered as overtime, if approved in advance by the immediate supervisor.

ii) Except for cases of emergency, all overtime is performed on a voluntary basis.

iii) The parties agree that overtime work must be kept to a minimum.

iv) No employee is required to perform more than sixteen (16) consecutive hours of work.

v) Overtime work is distributed as equitably as possible, on a rotating basis in the service, department or program involved, among the employees who normally perform the duties for which overtime is required.

b) All overtime work will be compensated in the following way:

i) Time-off or remuneration at the rate of one and a half times (150%) the hours worked by the employee outside of the regular work day or work week or performed on the first day worked on the week-end.

ii) Time-off or remuneration at the rate of two times (200%) the hours worked by the employee on a statutory holiday (in addition to the postponement or to the payment of the statutory holiday) or on the second day worked on the weekend.

iii) An employee who works overtime for a period of three (3) hours or more is entitled to a sixty (60) minute compensated rest/meal period. For each three (3) hours of overtime worked, the employee is entitled to a fifteen (15) minute compensated rest period.

iv) A meal allowance of thirteen dollars and twenty-seven cents ($13.27) will be paid at the date of the signature of this collective agreement. A meal allowance of thirteen dollars and sixty-one cents ($13.61) will be paid as of June 1st 2020.

v) An employee who works overtime for a minimum of four (4) hours will be entitled to be reimbursed for taxi fare home on presentation of a receipt.
vi) The employee may choose either time-off or remuneration.

c) The payment of overtime wages earned during any given pay period is made at the same time as the regular pay for the following pay period. During annual vacations and the Christmas break, this payment is delayed one pay period.

d) Overtime compensated with time-off must be taken in the twelve (12) months that follow. Any overtime still owed at the end of the twelve (12) month period must be remunerated at the rate applicable when the payment is made.

24.03 With the consent of the immediate supervisor, an employee may choose to work on a schedule other than 9 a.m. to 5 p.m., and do so on a regular basis.

24.04 Upon agreement between the parties, the University may, taking into consideration the needs of the administrative unit, the employee’s position and the inherent obligations of the position, establish for a given employee a work schedule different from the one provided for in clause 24.01.

24.05 All employees are entitled to a rest period of fifteen (15) minutes per regular half-day of work, without loss of pay.

24.06 All employees are entitled to a meal period of one (1) hour, without pay, during their regular workday. This meal period is normally taken in the middle of the regular workday.

24.07 Employees who, on occasion, wish to change their established work schedules must receive prior approval from their immediate supervisor.

24.08 Summer hours

a) Every year, for a period of ten (10) weeks, from mid-June to mid-August (exact dates to be posted by the Department of Human Resources and Employee Relations), the regular work week is reduced by three (3) hours without loss of pay.

b) To facilitate the implementation of the summer schedule, individual work schedules shall be approved prior to the commencement of the period during which they occur; such approval shall not be unreasonably withheld. With the permission of the immediate supervisor, an employee may, during the summer period, change his/her choice. The choices among the various options in subsection c) shall be distributed as equitably as possible, to the extent that service requirements allow, taking into consideration:

i) the seniority of the employee;

ii) the preference expressed by the employee.

c) The options for reducing the regular work week are:

i) Four (4) work days of seven (7) hours each, and one (1) work day of four (4) hours on Friday morning.

ii) Four (4) work days of eight (8) hours each from Monday to Thursday.

24.09 If an employee is absent during the period of summer hours, he/she will not be able to “bank” the time-off he/she would have been entitled to if he/she had been present except for the weeks of vacation. In this case, the summer hours that coincide with his/her vacation weeks can be taken off at any other time during the summer hours period.

24.10 Departments which have to operate with full staff during the period of summer hours (e.g. Office of the Registrar) can require that, during this period, employees keep working usual hours and take their time off either before or after the period of summer hours.

24.11 If an employee is unable to take advantage of the summer hours as they occur, the unused hours may be “banked” and then taken at a date agreed upon with the immediate supervisor. Such accumulated hours must be used up before the end of August, except in special cases when this is not possible due to the department workload. In such cases, the accumulated hours may be deferred. In all cases, these hours must be liquidated by May 31 of the following year.

24.12 Special Work Schedules

a) The University shall determine the positions that require special work schedules, it being understood that, subject to service requirements, special work schedules should be kept to a minimum.

b) An employee who is called upon to work a special work schedule shall be notified in writing, with a copy to the Union, at least one (1) month in advance, or at the time of his/her hire, promotion, or transfer.

c) The regular work week for an employee working on a special work schedule is thirty-five (35) hours.

d) The University shall not introduce a special work schedule that did not exist at the date the Collective Agreement came into effect without first consulting the employees involved and the Union.

24.13 Premiums for Special Work Schedules

a) An employee who works on a permanent or a temporary basis for two (2) or more hours after 5 pm is entitled to a premium of two-and-a-half percent (2.5%) of base salary for all work after 5 pm.

b) An employee is not entitled to such a premium when he/she is being paid at the rate provided for overtime.

c) This premium is not added to the hourly rate in calculating the remuneration for overtime performed.

24.14 Call-back

a) The employee who, at the request of his/her immediate supervisor, returns to work outside of the regular working hours, to cope with an emergency, shall be entitled to the more advantageous of the following:

i) Compensation according to the overtime rules as set out in clause 24.02;

ii) Compensation of three (3) hours at the applicable regular rate.

b) The employee who is called back to work is compensated for the time worked and traveling time. Furthermore, traveling expenses are reimbursed according to the applicable university policy.

c) The employee who can perform the required tasks from a distance is not required to report to work. In this case, he/she is compensated only for the time worked but the compensation cannot, under any circumstances, be less than one (1) hour at the applicable regular rate.

24.15 On-call

a) An employee is considered to be on-call when an employee is required, at the request of the immediate supervisor, to be available to report for work, in the event of an emergency, when contacted via pager or telephone.

b) The University will provide a cell phone or a pager at no cost to the employee for the duration of his/her on-call period, and the portable material necessary to allow the employee to fulfill his /her tasks without returning to work, unless his/her tasks cannot be performed remotely.

c) The periods which require an employee to be on-call are filled on a voluntary basis. However, should the number of volunteers not be sufficient to cover the service requirements, the remaining on-call periods shall be distributed equitably among all the employees of the department including, if necessary, employees from outside the bargaining unit who possess the skills to perform the duties, on a rotating basis, while taking into account the preferences expressed by the concerned employees and their seniority. Employees are informed of their schedules for on-call service in writing at least two (2) weeks before its implementation. Page 60

d) If necessary, units meet every three (3) months so as to ensure that, while meeting service requirements, no employee is required to be on-call more than one (1) week out of three (3), unless there is a leave, an unforeseen event or unless he/she agrees to. In case an employee is required to be on call more than one (1) week out of three (3) for a period exceeding nine (9) weeks, due to a leave or an unforeseen event, the premium paid shall be increased by fifty percent (50%) for each on-call period exceeding the period of nine (9) weeks.

e) The employee who is requested by his/her immediate supervisor to be on-call will receive a premium of one (1) hour at the regular hourly rate for each on-call shift of eight (8) hours or less, except on statutory holidays on which the employee will receive one and a half (1.5) hours at the regular hourly rate for each on-call shift of eight (8) hours or less. f) The employee who must return to work during his on-call period is compensated according to the provisions of clause 24.14. g) The employees can agree to exchange on-call periods. They must inform their immediate supervisor before.

Article 24 : Heures et horaires du travail

24.01 Sauf pour les personnes salariées travaillant selon un horaire particulier aux termes de la clause 24.12, la semaine normale de travail est de trente-cinq (35) heures, normalement réparties entre 9 h et 17 h, du lundi au vendredi.

24.02. Heures supplementaires

a) Aperçu général

i. Tout travail effectué par la personne salariée en plus de sa journée normale ou de sa semaine normale de travail, telles que définies à la clause 24.01, est considéré comme des heures supplémentaires à condition d’avoir été préalablement approuvé par le supérieur immédiat ou la supérieure immédiate.

ii. Sauf dans les cas d’urgence, les heures supplémentaires se font sur une base volontaire.

iii. Les parties conviennent que les heures supplémentaires doivent être maintenues au minimum.

iv. Aucune personne salariée n’est tenue d’effectuer plus de seize (16) heures de travail consécutives.

v. Les heures supplémentaires sont réparties aussi équitablement que possible, à tour de rôle, dans le service, le département ou le programme en question, parmi les personnes salariées qui accomplissent normalement le travail nécessitant les heures supplémentaires.

b) Les heures supplémentaires seront rémunérées de la façon suivante :

i. Congé autorisé ou rémunération au taux d’une fois et demie (150%) les heures travaillées par la personne salariée en plus de sa journée normale ou de sa semaine normale de travail ou le premier jour travaillé pendant la fin de semaine.

ii. Congé autorisé ou rémunération au taux de deux fois (200%) les heures travaillées par la personne salariée pendant un jour férié (en plus du report ou de la rémunération du jour férié) ou le deuxième jour travaillé pendant la fin de semaine.

iii. La personne salariée qui effectue des heures supplémentaires pour une période de trois (3) heures ou plus a droit à une période rémunérée de repos ou de repas de soixante (60) minutes. Pour chaque tranche de trois (3) heures travaillées en heures supplémentaires, la personne salariée a droit à une pause rémunérée de quinze (15) minutes.

iv. Une indemnité de repas de treize dollars et vingt-sept cents (13,27$) sera payée à compter de la date de signature de la présente convention collective ; Une indemnité de repas de treize dollars et soixante-un cents (13,61$) sera payée à compter du 1er juin 2020.

v. La personne salariée qui effectue des heures supplémentaires pour une période de quatre (4) heures ou plus aura droit, sur présentation d’un reçu, au remboursement de la course en taxi pour rentrer chez elle.

vi. La personne salariée peut choisir soit le congé autorisé, soit la rémunération.

c) Le paiement des heures supplémentaires est effectué en même temps que celui du salaire régulier de la période de paye suivante. Pendant les vacances et le congé de Noël, ce versement est repoussé d’une période de paye.

d) Les heures supplémentaires compensées par un congé doivent être prises dans les douze (12) mois qui suivent. Les heures supplémentaires qui n’ont pas été prises dans ce délai doivent être rémunérées au taux applicable au moment du versement.

24.03 Avec l’autorisation de la supérieure immédiate ou du supérieur immédiat, une personne salariée peut choisir de travailler selon un horaire autre que 9 h à 17 h sur une base régulière.

24.04 Après entente entre les parties, l’Université peut, compte tenu des besoins de l’unité administrative, du poste de la personne salariée et des obligations inhérentes à ce poste, déterminer pour une personne salariée donnée, un horaire de travail différent de celui prévu à la clause 24.01.

24.05 Toute personne salariée a droit à une période de repos de quinze (15) minutes par demi-journée normale de travail sans perte de salaire.

24.06 Toute personne salariée a droit à une période de repas d’une (1) heure, non rémunérée, au cours de sa journée normale de travail. Cette période de repas est normalement prise au milieu de sa journée normale de travail.

24.07 Les personnes salariées qui, à l’occasion, désirent changer leur horaire de travail doivent obtenir au préalable l’accord de leur supérieur immédiat ou de leur supérieure immédiate.

24.08 Horaire d’été

a) Chaque année, pour une période de dix (10) semaines, soit de la mi-juin à la mi-août (les dates exactes étant affichées par le service des ressources humaines et des relations avec le personnel), la semaine normale de travail est réduite de trois (3) heures sans perte de salaire.

b) Pour faciliter l’application de l’horaire d’été, les horaires individuels de travail doivent être approuvés avant le début de la période dans laquelle ils tombent; une telle approbation ne peut être refusée sans raison valable. Avec la permission du supérieur immédiat ou de la supérieure immédiate, une personne salariée peut, au cours de l’été, modifier son choix. Les choix effectués parmi les options prévues à l’alinéa c) t sont accordés le plus équitablement possible, dans la mesure où les exigences de service le permettent, en tenant compte de :

i) l’ancienneté de la personne salariée;
ii) la préférence exprimée par la personne salariée.

c) Les options quant à la réduction de la semaine normale de travail sont :

i) Quatre (4) jours de travail de sept (7) heures chacun et un (1) jour de travail de quatre (4) heures, le vendredi matin.

ii) Quatre (4) jours de travail de huit (8) heures chacun, du lundi au jeudi.
24.09 Lorsqu’une personne salariée est absente pendant la période de l’horaire d’été, elle ne peut pas « mettre en banque » les heures de congé auxquelles elle aurait eu droit si elle avait été présente, à l’exception des semaines de vacances. Dans ce dernier cas, les heures d’été qui coïncident
avec ses semaines de vacances peuvent être reprises n’importe quand pendant la période de l’horaire d’été.

24.10 Les départements qui doivent fonctionner avec un effectif complet durant la période de l’horaire d’été (par exemple le Registrariat) peuvent exiger que, durant cette période, leur personnel conserve l’horaire habituel et prenne les heures de congé avant ou après la période de l’horaire d’été.

24.11 Si une personne salariée ne peut pas bénéficier de l’horaire d’été quand il est en vigueur, les heures non utilisées peuvent être « mises en banque » et prises à une date convenue avec le supérieur immédiat ou la supérieure immédiate. Les heures ainsi accumulées doivent être prises avant la fin du mois d’août, sauf pour des cas spéciaux où la charge de travail du département ne le permet pas. Dans de tels cas, ces heures peuvent être reportées. Dans tous les cas, ces heures devront être utilisées au complet avant le 31 mai de l’année suivante.

24.12 Horaires de travail particuliers
L’Université détermine les postes qui requièrent un horaire particulier, étant entendu que l’on doit, sous réserve des exigences de service, limiter autant que possible le nombre d’horaires de travail particuliers.

b) La personne salariée qui doit travailler selon un horaire particulier doit en être avisée par écrit, avec une copie au Syndicat, au moins un (1) mois à l’avance ou au moment de son embauche, de sa promotion ou de sa mutation.

c) La semaine normale de travail pour une personne salariée travaillant selon un horaire particulier est de trente-cinq (35) heures.

d) L’Université n’introduira pas d’horaire particulier qui n’existait pas lors de l’entrée en vigueur de la convention collective sans consulter au préalable les personnes salariées concernées et le Syndicat.

24.13 Primes liées aux horaires de travail particuliers
a) Toute personne salariée qui travaille, de façon permanente ou temporaire, pendant deux (2) heures ou plus après 17 h a droit à une prime de deux et demi pourcent (2,5%) de son salaire de base pour tout travail effectué après 17 h.

b) Une personne salariée n’a pas droit à une telle prime lorsqu’elle reçoit une rémunération au taux prévu pour les heures supplémentaires.

c) Cette prime ne s’ajoute pas au taux de base dans le calcul de la rémunération des heures supplémentaires travaillées.

24.14 Rappel
Toute personne salariée qui, à la demande de son supérieur immédiat ou de sa supérieure immédiate, revient au travail en dehors des heures normales de travail, pour pallier à une urgence, a droit au plus avantageux de ce qui suit :

i) Compensation selon les dispositions concernant les heures supplémentaires tel que définies à la clause 24.02;

ii) Rémunération de trois (3) heures au taux normal applicable.

b) Toute personne salariée qui est rappelée au travail est rémunérée pour les heures travaillées et son temps de déplacement. De plus, ses frais de déplacement sont remboursés selon la politique universitaire applicable.

c) Une personne salariée qui peut s’acquitter des tâches requises à distance n’est pas tenue de se présenter au travail. Elle est alors rémunérée uniquement pour les heures de travail effectuées, mais en aucun cas la rémunération ne peut être inférieure à une (1) heure au taux normal applicable.

24.15 Périodes de disponibilité
Une personne salariée est dite en disponibilité lorsqu’elle doit, à la demande de son supérieur immédiat ou de sa supérieure immédiate, être prête, en cas d’urgence, à se présenter au travail ou traiter l’urgence sans revenir sur les lieux du travail dès un appel par téléavertisseur ou par téléphone.

b) L’Université doit fournir gratuitement à la personne salariée, pour la période pendant laquelle elle est en disponibilité, un téléphone cellulaire ou un téléavertisseur, ainsi que le matériel portatif nécessaire pour permettre à la personne salariée de s’acquitter de ses tâches sans revenir au travail, à moins que ses tâches ne puissent être accomplies à distance.

c) Les périodes qui requièrent une personne salariée en disponibilité sont comblées sur une base volontaire. Toutefois, si le nombre de volontaires ne suffit pas pour les services exigés, les périodes de disponibilité qui restent sont réparties équitablement parmi toutes les personnes salariées du département, incluant, au besoin, les personnes de l’extérieur de l’unité de négociation, qui possèdent les compétences pour effectuer les tâches à tour de rôle, et en tenant compte des préférences exprimées par les personnes salariées concernées et de leur ancienneté. Les personnes salariées sont avisées par écrit de leur quart de disponibilité au moins deux (2) semaines avant l’entrée en vigueur de celui-ci.

d) Au besoin, les unités se réunissent tous les trois (3) mois pour s’assurer que, tout en satisfaisant aux exigences de service, aucune personne salariée n’est tenue d’être en disponibilité plus d’une (1) semaine sur trois (3) à moins d’absence ou de situation imprévue ou d’y consentir. Dans l’éventualité où une personne salariée est tenue d’être en disponibilité plus d’une (1) semaine sur trois (3) pour une période excédant neuf (9) semaines due à une absence ou de situation imprévue, la prime de disponibilité sera majorée de cinquante pourcent (50%) pour chaque période de disponibilité excédent la période de neuf (9) semaines.

e) Une personne salariée à laquelle le supérieur immédiat ou la supérieure immédiate demande d’être en disponibilité recevra une prime d’une (1) heure au taux de salaire régulier pour chaque quart de disponibilité de huit (8) heures ou moins, sauf pendant les jours fériés pour lesquels la personne salariée recevra une prime d’une fois et demie (1,5) le salaire horaire régulier pour chaque quart de disponibilité de huit (8) heures ou moins.

f) La personne salariée qui doit se présenter au travail pendant sa période de disponibilité est rémunérée conformément aux dispositions de la clause 24.14.

g) Les personnes salariées peuvent convenir d’échanger entre elles des périodes de disponibilité. Elles doivent cependant en informer au préalable la supérieure immédiate ou le supérieur immédiat.

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