Article 17: Job Posting, Selection and Movement of Personnel

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17.01 Any vacant position, permanent or temporary, as well as any position temporarily vacated by its incumbent, that the University decides to fill and that cannot be filled by an employee with priority as provided in Article 14, is posted as provided in clause 17.02 or 17.05, as appropriate.

a) Permanent positions
i. When there is a vacant position, the University must decide within six (6) months whether to fill it or abolish it. The University informs the Union within a week of its decision.

ii. If the University decides to fill the position, the University posts the position within thirty (30) days of its decision, as provided in clause 17.02.

iii. During the periods mentioned in subsections i) and ii) above, the University can fill said position as provided in clause 17.05.

b) Temporary positions
A temporary position is posted in accordance with provisions of clause 17.02.

c) Position temporarily vacated by its incumbents
A permanent position temporarily vacated by its incumbent that the University decides to fill is posted as provided in clause 17.05. However, for the subsections b) and c) above, when it is unlikely that an employee has the required qualifications and competencies to perform the duties, the parties can agree not to post the position.

17.02 a) The University posts all vacant positions during ten (10) working days. A copy of the posting must be sent simultaneously to the Union. The positing may be done electronically on the Human Resources Department website.

b) The posting includes the following information:
• position title, code and grade;
• job profile for guidance;
• the normal requirements of the position ;
• department;
• title of immediate supervisor;
• salary scale;
• work schedule, should it be out of ordinary;
• posting date and expiry of posting date;
• permanent or temporary status (indicating the length of the assignment)
• full-time or part-time status.

c) The University must notify the Union if a posting is cancelled.

17.03 Employees who wish to apply for the position must do so during the posting period.

In case of a permanent posting, all employees may apply.

In case of a temporary position or a temporarily vacated position, the permanent employees who are not already in a temporary assignment, the temporary employees whose assignment will end within ninety (90) days of the posting expiry date and the employees on the recall list may apply.

Notwithstanding what precedes, the permanent employee who is already temporarily assigned can apply for another temporary position or a position temporarily vacated by its incumbent only if this position is in a superior grade.

17.04 a) In selecting a candidate to fill a vacant position, the position is granted to the most competent employee. When two (2) employees with equal competencies both apply for a position, the employee with the most years of service as a professional employee at the University shall be granted the position.

The employees who have applied will be considered before any external candidate. If there is no employee, amongst those who applied, who has the necessary competencies to meet the position requirements, external candidates may be considered.

The employee who has not been selected to fill a vacant or temporarily vacated position may submit a request for information to the selection committee, with copy to the Human Resources Department, in order to obtain the reason or reasons why he/she has not been selected. The Head of the unit or department responsible for the selection must reply within fifteen (15) working days of the employee’s request.

b) The selection process shall normally include an advisory selection committee. The establishment and composition of this committee are the responsibility of the head of the unit or department seeking a candidate, but the committee shall normally include an employee from the unit or department.

c) The University shall designate the employee within thirty (30) working days of the expiry of the posting period. When a position is filled, the Employment and Organizational Effectiveness Unit shall inform the chosen person of his/her appointment verbally, followed by a written confirmation, with a copy to the Union within twenty (20) working days.

d) The University is not obliged to post a vacant position a second time when:

i. the vacant position was first filled by a person outside the bargaining unit who decided to leave the position within the first three (3) weeks of his/her probationary period;

ii. the vacant or newly created position is filled by an employee who decided to from his/her former position within the first forty-five (45) days of his/her trial period.

iii. The position temporarily vacant by its incumbent for a period of less than twelve (12) months cannot be filled by an employee.
The advisory selection committee then proceeds with a second choice among the candidates who applied in accordance with the provisions of this article.

e) An employee who applies for a position and who withdraws his/her application or who refuses the position shall not suffer any prejudice concerning any future applications.

f) When an employee is promoted or transferred, he/she is assigned to his/her new position within twenty (20) working days following the moment he/she is appointed. The employee receives from the date of his/her assignment, or from the time he/she should have assumed the position, the salary of the new position.

17.05 Positions temporarily vacated by their incumbents
a)
There is no obligation on the part of the University to fill a position that is temporarily vacated by its incumbent. The decision to fill such a position is the responsibility of the department.

b) Notwithstanding subsection a), the University can decide to divide the duties of the temporarily vacated position on a priority basis among employees of the department insofar as the employees agree. In such a case, the University must inform the Union in writing of its decision within twenty (20) working days and shall pay employees in accordance with the provisions of Article 26.

c) If a position temporarily vacated by its incumbent for a period of twelve (12) months or more has to be filled, it shall be done in the following manner and order:

i. The position shall be posted within the department concerned for a period of five (5) working days, and filled by the employee, from within the department, who is the most qualified to meet the normal requirements of the position. When two (2) employees with equal competencies are competing to obtain the position, the employee with the most years of service as a professional at the University shall be granted the position.

ii. The position shall be offered to the employee, on the recall list, who has the most years of service in a professional position at the University and who possesses the required qualifications, considering the normal requirements of the position.

iii. Should no employee candidate from within the department or the recall list obtain the position, the position shall be posted according to the provisions of clause 17.02 and filled using the procedures described in clause 17.04

d) If a position temporarily vacated by its incumbent for a projected period of less than twelve (12) months has to be filled, it shall be done in the following manner and order:

i. The position shall be posted simultaneously within the department concerned and on the Human Resources Department website for a period of five (5) working days in accordance with the provisions of subsections 17.02 b) and c). A copy of the posting is transmitted electronically to all the employees of the concerned department and to the Union at the time of the posting.

ii. The position is filled in the following order:

1. by the employee, from within the department, who is the most qualified to meet the normal requirements of the position;

2. by the employee from the recall list, who has the most years of service in a professional position at the University and who possesses the required qualifications, considering the normal requirements of the position;

3. by the employee who is the most qualified to meet the normal requirements of the position;

4. by an external candidate.

When two (2) employees with equal competencies are competing to obtain the position, the employee with the most years of service in a professional position at the University shall be granted the position.

17.06 a) The University gives a written notice to the selected candidate, with copy to the Union, that specifies the position to which he/she is temporarily assigned, its duration, as well as the grade, salary and/or stipend if applicable. The University forwards a copy of this notice to the Union.

b) The permanent employee who is temporarily assigned remains the incumbent of his/her position and returns to it at the end of the temporary assignment. In the event of the abolishment of his/her position, the provisions of Articles 14 and 15 shall apply.

c) The employee who is subject to this clause is subject to the provisions of subsection13.02 b) (trial period) and receives the same salary to which he/she would be entitled if filling the position on a permanent, ongoing basis.

17.07 In the case of a grievance concerning this article, the burden of proof rests with the University.

17.08 An employee granted a permanent position outside the bargaining unit is entitled to return to his/her former position until such time as the probation period in the new position has been successfully completed. An employee granted a temporary assignment outside the bargaining unit is entitled to return to his/her position within a period of thirty (30) months. Upon his/her return, he/she becomes once again eligible for union membership, starts paying union dues, and recovers all his/her rights and privileges. In the event of the abolishment of his/her position, the procedures provided for in Articles 14 and 15 shall apply.

Article 17 : Affichage, sélection et mouvement du personnel

17.01 Tout poste vacant, qu’il soit permanent ou temporaire, ainsi que tout poste temporairement dépourvu de son titulaire, que l’Université décide de combler et qui ne peut être comblé par une personne salariée ayant priorité selon les dispositions de l’article 14, est affiché conformément aux dispositions de la clause 17.02 ou 17.05, selon le cas.

a) Postes permanents

i. Lorsqu’un poste permanent devient vacant, l’Université doit décider dans un délai maximal de six (6) mois de le combler ou de l’abolir. Elle informe le Syndicat dans la semaine qui suit sa décision.

ii. Si l’Université décide de combler le poste, elle l’affiche dans un délai de trente (30) jours ouvrables à compter de sa décision, conformément aux dispositions de la clause 17.02.

iii. Pendant les périodes mentionnées aux alinéas i et ii ci-dessus, l’Université peut combler ledit poste de la façon prévue à la clause 17.05.

b) Postes temporaires

Un poste temporaire est affiché conformément aux dispositions de la clause 17.02.

c) Postes temporairement dépourvus de leur titulaire

Un poste permanent temporairement dépourvu de son titulaire que l’Université décide de combler est affiché de la façon prévue à la clause 17.05.

Toutefois, pour les alinéas b) et c) ci-haut, lorsqu’il est peu probable qu’une personne salariée possède les qualifications et les compétences requises pour effectuer le poste, les parties peuvent convenir de ne pas afficher le poste.

2a) L’Université affiche tout poste vacant qu’elle a décidé de combler pendant dix (10) jours ouvrables. Un exemplaire de l’affichage est transmis au Syndicat au moment de l’affichage.

L’affichage peut se faire de façon électronique, sur le site internet du service des ressources humaines.

b) L’affichage comprend les renseignements suivants :

  • le titre, le code et la classe d’emploi du poste;
  • la description des tâches à titre indicatif;
  • les exigences normales du poste;
  • le nom du département;
  • le titre du supérieur immédiat ou de la supérieure immédiate;
  • l’échelle salariale;
  • l’horaire de travail, s’il sort de l’ordinaire;
  • la date de l’affichage et la date d’expiration de l’affichage;
  • le statut permanent ou temporaire (incluant la durée de l’affectation);
  • le statut à temps complet ou à temps partiel.

c) L’Université doit aviser le Syndicat si un affichage de poste est annulé.

17.03 Les personnes salariées qui désirent poser leur candidature doivent le faire pendant la période d’affichage.

Dans le cas d’un poste permanent, toutes les personnes salariées peuvent poser leur candidature. 

Dans le cas d’un poste temporaire ou d’un poste temporairement dépourvu de son titulaire, les personnes salariées permanentes qui ne sont pas déjà en affectation temporaire, les personnes salariées temporaires dont l’affectation prendra fin dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la fin de la période d’affichage ainsi que les personnes salariées sur la liste de rappel peuvent poser leur candidature.

Nonobstant ce qui précède, la personne salariée permanente qui est déjà en affectation temporaire peut poser sa candidature à un autre poste temporaire ou à un poste temporairement dépourvu de son titulaire seulement si ce poste est d’une classe d’emploi supérieure.

17.04 a) Lors de la sélection d’un candidat pour combler un poste vacant, le poste est octroyé à la personne salariée la plus compétente. Lorsque deux (2) personnes salariées à compétence égale ont posé leur candidature au poste, la personne salariée ayant le plus d’années de service dans un poste professionnel au sein de l’Université se verra octroyer le poste.

Les personnes salariées candidates seront considérées préalablement à toute candidature externe. Si aucune des personnes salariées candidates au poste affiché ne possède les compétences pour satisfaire aux exigences du poste, des candidatures externes peuvent être considérées.

La personne salariée n’ayant pas été retenue pour combler un poste vacant ou temporairement dépourvu de son titulaire peut soumettre une demande d’information au comité de sélection, avec copie au service des ressources humaines, afin d’obtenir la ou les raisons pour lesquelles elle n’a pas été retenue. Le chef de l’unité ou du département responsable de cette sélection doit répondre au cours des quinze (15) jours ouvrables suivant la demande de la personne salariée.

b) Le processus de sélection doit normalement comprendre un comité consultatif de sélection. La formation d’un tel comité et sa composition relèvent du chef de l’unité ou du département qui recherche un candidat, mais ce comité doit normalement comprendre une personne salariée provenant de l’unité ou du département.

c) L’Université désigne la personne salariée qui a obtenu le poste dans les trente (30) jours ouvrables qui suivent la date d’expiration de la période d’affichage. Lorsqu’un poste est comblé, le service d’emploi et efficacité organisationnelle annonce verbalement la nomination à la personne retenue, puis la lui confirme par écrit et fait parvenir une copie de cette confirmation au Syndicat dans les vingt (20) jours ouvrables.

d) L’Université n’est pas tenue d’afficher un poste vacant une deuxième fois dans les cas suivants :

i. le poste vacant a d’abord été comblé par une personne qui venait de l’extérieur de l’unité de négociation et qui a décidé de quitter ce poste au cours des trois (3) premières semaines de sa période de probation;

ii. le poste vacant ou le poste nouvellement créé était occupé par une personne salariée qui a décidé de reprendre son ancien poste au cours des quarante-cinq (45) premiers jours de sa période d’essai;

iii. le poste temporairement dépourvu de son titulaire pour une période prévue de moins de douze (12) mois ne peut être comblé par une personne salariée.

Le comité consultatif de sélection procède alors à un deuxième choix parmi les candidatures reçues en conformité avec les dispositions du présent article.

e) Une personne salariée qui pose sa candidature à un poste et qui la retire ou refuse le poste ne devra subir aucun préjudice lorsqu’elle posera ultérieurement sa candidature pour d’autres postes.

f) Lorsqu’une personne salariée est promue ou mutée, elle est affectée à son nouveau poste dans les vingt (20) jours ouvrables qui suivent le moment de sa nomination. Elle reçoit à compter du moment de son affectation, ou à compter du moment où elle aurait dû occuper le poste, le salaire de son nouveau poste.

17.05 Postes temporairement dépourvus de leur titulaire

a) L’Université n’est pas tenue de combler un poste qui est temporairement dépourvu de son titulaire. La décision de combler un tel poste relève du département.

b) Nonobstant l’alinéa a), l’Université peut décider de partager les tâches du poste temporairement dépourvu de titulaire en priorité entre les personnes salariées du département dans la mesure où elles l’acceptent. Dans ce cas, l’Université avise le Syndicat, par écrit, de sa décision dans les vingt (20) jours ouvrables et rémunère les personnes salariées selon l’article 26.

c) Si un poste temporairement dépourvu de son titulaire, pour une période prévue de douze (12) mois ou plus, doit être comblé, il le sera de la manière et dans l’ordre suivants :

i. Le poste est affiché dans le département concerné durant une période de cinq (5) jours ouvrables et sera comblé par la personne salariée du département qui est la mieux qualifiée pour satisfaire aux exigences normales du poste. Lorsque deux (2) personnes salariées à compétence égale ont posé leur candidature au même poste, la personne salariée ayant le plus d’années de service dans un poste professionnel au sein de l’Université se verra octroyer le poste.

ii. Le poste sera offert à la personne salariée de la liste de rappel qui a le plus d’années de service dans un emploi professionnel au sein de l’Université et qui possède les qualifications professionnelles requises compte tenu des exigences normales du poste.

iii. Si aucune personne salariée candidate du département ou de la liste de rappel n’obtient le poste, celui-ci sera affiché conformément aux dispositions de la clause 17.02 et comblé en utilisant le processus prévu à la clause 17.04.

d) Si un poste temporairement dépourvu de son titulaire, pour une période prévue de moins de douze (12) mois, doit être comblé, il le sera de la manière et dans l’ordre suivants :

i. Le poste est affiché simultanément dans le département concerné et sur le site internet du service des ressources humaines pour une période de cinq (5) jours ouvrables conformément aux dispositions des alinéas 17.02 b) et c). Un exemplaire de l’affichage est transmis électroniquement à toutes les personnes salariées du département concerné ainsi qu’au Syndicat au moment de l’affichage.

ii. Le poste est comblé selon l’ordre suivant:

1. par la personne salariée du département concerné la mieux qualifiée pour répondre aux exigences normales du poste;

2. par la personne salariée de la liste de rappel qui a le plus d’années de service dans un emploi professionnel au sein de l’Université et qui possède les qualifications professionnelles requises compte tenu des exigences normales du poste;

3. par la personne salariée la mieux qualifiée pour répondre aux exigences normales du poste;

4. par une personne candidate externe.

Lorsque deux (2) personnes salariées à compétence égale ont posé leur candidature au même poste, la personne salariée ayant le plus d’années de service dans un poste professionnel au sein de l’Université se verra octroyer le poste.

17.06 a) L’Université donne à la personne candidate choisie un avis écrit qui indique le poste auquel cette personne est temporairement affectée, sa durée, ainsi que la classe d’emploi, le salaire et les primes, le cas échéant. L’Université transmet une copie de cet avis au Syndicat.

b) La personne salariée permanente qui est temporairement affectée demeure titulaire de son poste et retourne à celui-ci à la fin de l’affectation temporaire. En cas d’abolition de son poste, les dispositions des articles 14 et 15 s’appliquent.

c) La personne salariée visée par la présente clause est soumise aux dispositions de l’alinéa 13.02 b) (période d’essai) et reçoit le même salaire que celui auquel elle aurait droit si elle occupait le poste de façon permanente et continue.

17.07 Dans le cas d’un grief relatif au présent article, le fardeau de la preuve incombe à l’Université.

17.08 Une personne salariée ayant obtenu un poste permanent à l’extérieur de l’unité de négociation a le droit de réintégrer son ancien poste tant que sa période de probation sur son nouveau poste n’a pas été complétée avec succès. Une personne salariée ayant obtenu un poste temporaire à l’extérieur de l’unité a un droit de retour sur son poste pour une période de trente (30) mois. À son retour, elle redevient admissible comme membre du Syndicat, recommence à verser des cotisations syndicales et reprend tous ses droits et privilèges. En cas d’abolition de son poste, les procédures prévues aux articles 14 et 15 s’appliquent.

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