Article 13: Seniority

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13.01 Accumulation of Seniority and Acquisition of Seniority Rights

a) Seniority is calculated on the basis of continuous service within the University.

b) An employee is credited with seniority only when his/her probation period is completed. Seniority is then calculated from the date of hire.

c) For the part-time employee, accumulated seniority is prorated to remunerated hours.

d) Employees accumulate seniority on the basis of hours worked or considered as having been worked, subject to clause 13.03, and the leaves to which they are entitled.

13.02 Probation and Trial Periods

a) Probation Period

1) The new employee is subject to a probation period of one hundred and twenty (120) days of work in a professional position. Such a probation period can only occur once during the course of employment. The parties recognize that during the probation period, the new employee is entitled to receive appropriate assistance, information and training in order to facilitate adaptation to his/her position.

2) In the middle of the probation period, the immediate supervisor shall prepare a written report on the progress of the employee and shall have a formal meeting with the employee to discuss the said report.

3) A probationary employee whose services are no longer required is entitled to a prior written notice of five (5) working days or one (1) week’s salary if no notice is given. The employee credited with more than one (1) year of uninterrupted service is entitled to a prior notice of ten (10) working days or two (2) weeks salary if no notice is given.

4) Probationary employees have access to the grievance and arbitration procedure, except in the case of lay-off and dismissal.

b) Trial Period

1) Any employee who obtains a promotion or a transfer is entitled to a trial period of ninety (90) days of work. The Union and the University may, upon agreement, extend this trial period up to a maximum of one hundred and twenty (120) days of work.

2) During the trial period, the employee continues to benefit from all rights and privileges of the Collective Agreement.

3) The parties recognize that, during the trial period, the employee is entitled to receive appropriate assistance, information, and training in order to facilitate his/her adaptation to the new position.

4) In the middle of the trial period, the immediate supervisor will prepare a written report on the progress of the employee and shall have a formal interview with the employee to discuss the said report.

5) i) If, during the trial period, the employee is incapable of satisfying the normal requirements of the position, the University reinstates the said employee in the former position, without prejudice as to rights acquired in such former position. If the former position has been abolished, the procedures provided for in Articles 14 and 15 shall apply. In the case of a grievance, the University has the burden of proving that the employee is incapable of satisfying the normal requirements of the position.

ii) If within the first forty-five (45) days of work of the trial period, the employee advises the immediate supervisor that he/she does not wish to remain in the position, the University reinstates the said employee in the former position, without prejudice as to rights acquired in such former position. If the former position has been abolished, the procedures provided for in Articles 14 and 15 shall apply.

c) Evaluation
Once the probation or the trial period has ended, an employee may request that his/her midprobation or mid-trial period evaluation be removed from his/her personal file. Such a request must be submitted in writing. Each employee must receive a photocopy of his/her probation or trial period evaluation.

13.03 Accumulation of Seniority
An employee continues to accumulate seniority during any absence provided for in this agreement, or in the application thereof, or during any other authorized absence. Seniority continues to accumulate for the duration of the absence, subject to the following provisions:

a) In the event of a leave without pay provided for in Article 31, seniority continues to accumulate for a period of twelve (12) months and is then maintained.

b) In the case of an absence due to a non-work related accident or illness, seniority continues to accumulate for a period of twenty-four (24) months and is then maintained.

c) In the case of an absence for union service as an employee or in an elected position at the CSN or its affiliated bodies (clause 11.11), seniority continues to accumulate for the maximum period of time provided for in clause 11.11 and is then maintained.

d) In the case of any leave for union activities in virtue of Article 11, excluding clause 11.11, seniority continues to accumulate for the duration of the leave.

e) In the case of parental leave, seniority continues to accumulate for the duration of the leave as provided for in Article 30.

f) When a member of the bargaining unit takes a position outside the bargaining unit, seniority continues to accumulate as long as he/she has the right to return to her or his position in the professional bargaining unit in accordance with clause 17.08.

13.04 An employee ceases to accumulate seniority in the following cases:

a) In the event of a lay-off of a temporary employee at the end of the period for which he/she was hired or recalled, seniority ceases to accumulate and is maintained.

b) In the case of lay-off of a probationary employee or a permanent employee who does not have employment security, seniority ceases to accumulate and is maintained.

13.05 Loss of Seniority Rights
An employee loses his/her seniority rights, and his/her employment will be considered as terminated when:

a) he/she voluntarily terminates his/her employment with the University;

b) he/she is dismissed unless the dismissal is cancelled as a result of the grievance and arbitration procedure;

c) he/she is laid off for a period exceeding twelve (12) months;

d) he/she retires;

e) he/she fails to return to work within ten (10) working days following receipt of a registered letter recalling her/him to work following layoff, without valid medical reason or without grave illness or death of a close family member as certified by a medical practitioner. This ten (10) day period may be extended by agreement between the parties;

f) he/she did not return to his/her position in accordance with clause 17.08.

13.06 Resignations
The University shall immediately send copies of all resignations it receives to the Union. An employee may retract his/her resignation from the University once only. This retraction must occur within three (3) working days of submitting the resignation.

13.07 Seniority List
a) The University provides the employees included in the bargaining unit with the seniority list through their personal access to the University portal (MyConcordia).

The Union has access to the seniority list through the personal access of it representatives as provided in the paragraph above.

b) Any dispute concerning the seniority of an employee is submitted in writing to the Human Resources Department, Employee and Labour relations unit. A representative of this unit and the union representative will discuss any dispute and the University will make all the necessary corrections if necessary. In case of a persisting disagreement, a grievance is filed as provided in Article 12. However, the University is not held liable for any actions taken based on seniority lists prior to the date of dispute.

Article 13 : Ancienneté

13.01 Accumulation de l’ancienneté et acquisition du droit d’ancienneté

a) L’ancienneté est calculée sur la base du service continu auprès de l’Université.

b) La personne salariée se voit créditer son ancienneté lorsque sa période de probation est terminée. L’ancienneté est alors calculée rétroactivement à la date d’embauche.

c) Dans le cas d’une personne salariée à temps partiel, l’ancienneté est calculée au prorata des heures rémunérées.

d) Les personnes salariées accumulent de l’ancienneté en fonction des heures travaillées ou des heures considérées comme ayant été travaillées, conformément à la clause 13.03, et en fonction des congés auxquels elles ont droit.

13.02 Période de probation et période d’essai

a) Période de probation

1. La personne salariée nouvellement embauchée est assujettie à une période de probation de cent-vingt (120) jours travaillés dans un poste de professionnel. Une telle période de probation ne peut avoir lieu qu’une seule fois en cours d’emploi. Les parties reconnaissent que, pendant la période de probation, la nouvelle personne salariée est en droit de recevoir l’aide, l’information et la formation appropriées afin de faciliter l’adaptation à son poste.

2. Au milieu de la période de probation, le supérieur immédiat ou la supérieure immédiate rédige un rapport sur les progrès de la personne salariée et a une entrevue officielle avec cette dernière pour discuter du rapport en question.

3. La personne salariée en période de probation dont les services ne sont plus requis a droit à un préavis écrit de cinq (5) jours ouvrables, ou à une (1) semaine de salaire si aucun préavis n’est donné. La personne salariée qui compte plus d’une année de service ininterrompu a droit à un préavis écrit de dix (10) jours ouvrables, ou à deux (2) semaines de salaire si aucun préavis ne lui est donné.

4. Les personnes salariées en période de probation ont accès à la procédure de grief et d’arbitrage, sauf dans les cas de mises à pied et de congédiements.

b) Période d’essai

1. Toute personne salariée qui obtient une promotion ou une mutation a droit à une période d’essai de quatre-vingt-dix (90) jours travaillés. Le Syndicat et l’Université, par entente, peuvent prolonger cette période d’essai jusqu’à un maximum de cent-vingt (120) jours travaillés.

2. Au cours de la période d’essai, la personne salariée continue de bénéficier de tous les droits et privilèges conférés par la convention collective.

3. Les parties reconnaissent que, pendant la période d’essai, la personne salariée est en droit de recevoir l’aide, l’information et la formation appropriées afin de faciliter son adaptation au nouveau poste.

4. Au milieu de la période d’essai, le supérieur immédiat ou la supérieure immédiate rédige un rapport sur les progrès de la personne salariée, et a une rencontre officielle avec cette dernière pour discuter du rapport en question.

5.i) Si, au cours de la période d’essai, la personne salariée est incapable de satisfaire aux exigences normales du poste, l’Université réintègre cette personne salariée dans son ancien poste, sans porter préjudice aux droits qu’elle y avait acquis. Si ce poste est aboli, les procédures prévues aux articles 14 et 15 s’appliquent. En cas de grief, il incombe à l’Université de prouver que la personne salariée est incapable de satisfaire aux exigences normales du poste.

ii. Si, au cours des quarante-cinq (45) premiers jours travaillés de la période d’essai, la personne salariée avise la supérieure immédiate ou le supérieur immédiat qu’elle ne désire pas garder le poste, l’Université réintègre cette personne salariée dans son ancien poste, sans porter préjudice aux droits qu’elle y avait acquis. Si ce poste est aboli, les procédures prévues aux articles 14 et 15 s’appliquent.

c) Évaluation

Une fois sa période de probation ou d’essai terminée, la personne salariée peut demander, par écrit, que son évaluation de mi-période de probation ou d’essai soit retirée de son dossier personnel.

Chaque personne salariée doit recevoir une photocopie de l’évaluation de sa période de probation ou de sa période d’essai.

13.03. Accumulation de l’ancienneté

La personne salariée continue d’accumuler de l’ancienneté durant toute absence prévue dans la présente convention ou découlant de l’application de celle-ci, ou toute absence autrement autorisée. L’accumulation de l’ancienneté continue tout au long de la durée de l’absence sous réserve des dispositions suivantes :

a) Dans le cas d’un congé sans solde prévu à l’article 31, la personne salariée continue d’accumuler de l’ancienneté pour une période de douze (12) mois et conserve alors l’ancienneté acquise.

b) Dans le cas d’une absence due à un accident ou à une maladie non reliés au travail, la personne salariée continue d’accumuler l’ancienneté pour une période de vingt-quatre (24) mois et conserve alors l’ancienneté acquise.

c) Dans le cas d’une absence durant laquelle la personne salariée occupe une fonction syndicale, à titre d’employée ou d’élue, au sein de la CSN ou de l’un de ses organismes affiliés (clause 11.11), cette personne salariée continue d’accumuler l’ancienneté pour la période maximale prévue à la clause 11.11 et conserve alors l’ancienneté acquise.

d) Dans le cas de tout congé pour activités syndicales en vertu de l’article 11, exception faite de la clause 11.11, la personne salariée continue d’accumuler de l’ancienneté tout au long de la durée du congé.

e) Dans le cas d’un congé parental, la personne salariée continue d’accumuler de l’ancienneté tout au long de la durée du congé tel que prévu à l’article 30.

f) Lorsqu’une personne membre de l’unité de négociation accepte un poste hors de l’unité de négociation, elle continue d’accumuler de l’ancienneté tant et aussi longtemps qu’elle conserve le droit de réintégrer son poste dans l’unité de négociation des professionnels conformément à la clause 17.08.

13.04. La personne salariée cesse d’accumuler l’ancienneté dans les cas suivants :

a) Dans le cas de la mise à pied d’une personne salariée temporaire à l’expiration de la période pour laquelle elle a été embauchée ou rappelée, cette personne cesse d’accumuler de l’ancienneté mais conserve celle qu’elle a déjà acquise.

b) Dans le cas de la mise à pied d’une personne salariée en probation ou d’une personne salariée permanente qui n’a pas la sécurité d’emploi, ces personnes cessent d’accumuler de l’ancienneté mais conservent celle qu’elles ont déjà acquise.

13.05 Perte du droit d’ancienneté

Une personne salariée perd son droit d’ancienneté, et son emploi est considéré comme terminé dans les cas suivants :

a) elle quitte volontairement son emploi à l’Université.

b) elle est congédiée, à moins que le congédiement ne soit annulé par suite de la procédure de grief et d’arbitrage.

c) elle est mise à pied pour une période de plus de douze (12) mois.

d) elle prend sa retraite.

e) elle ne retourne pas au travail dans les dix (10) jours ouvrables suivant la réception d’une lettre recommandée la rappelant au travail à la suite d’une mise à pied et ce, sans raison médicale valable ou preuve de maladie grave ou de décès d’un membre de sa famille immédiate attestés par un médecin. Les parties peuvent convenir de prolonger ce délai de dix (10) jours.

f) elle n’a pas réintégré son poste conformément à la clause 17.08.

13.06 Démissions

L’Université doit immédiatement faire parvenir au Syndicat une copie de toutes les démissions qu’elle reçoit. Une personne salariée peut rétracter sa démission de l’Université une seule fois. Cette rétractation doit être faite dans les trois (3) jours ouvrables qui suivent la date de la présentation de la démission.

13.07 Liste d’ancienneté

a) L’Université rend disponible aux personnes salariées incluses dans l’unité de négociation la liste d’ancienneté par l’entremise de leur accès personnel au portail de l’Université (MyConcordia).

Le Syndicat a accès à la liste d’ancienneté par l’entremise de l’accès personnel de ses représentants tel que décrit au paragraphe ci-haut.

b) Toute contestation concernant l’ancienneté d’une personne salariée est soumise par écrit au Service des ressources humaines, unité des relations avec le personnel. Un représentant de cette unité et la personne représentante du Syndicat discutent de toute contestation et l’Université apporte, si approprié, les corrections nécessaires à la liste d’ancienneté. Lorsqu’un désaccord persiste, un grief est soumis conformément aux dispositions de l’article 12, cependant, l’Université n’est pas tenue responsable des gestes posés sur la base des listes d’ancienneté antérieures à la date de la contestation.

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