Article 10 Professional Development and Training

Article 10: Professional Development and Training


10.01 The parties recognize the benefits to be gained from providing employees with the opportunity to increase their professional competencies, particularly as they enhance the quality of work within the University. Professional development activities are deemed to be a part of the duties of an employee.

A. Departmental Development and Training

10.02 At the beginning of the reference year, each department may allocate a percentage of its budget to professional development and training. This amount shall be distributed as equitably as possible within the department.

10.03 An employee who wishes to follow training sessions which are related to his/her duties shall make a request to his/her immediate supervisor. The University will not reject such a request without valid reason.
Employees who follow these sessions during regular work hours do not suffer any loss of salary.

10.04 In each department, the information on the different opportunities of professional development shall be given to employees at least once a year.

10.05 A Professional Development Committee should be established in each department where an employee performs duties, and this Committee shall meet at least once a year. The composition of the Committee is the responsibility of the department, but the Committee must include at least one person from the professional bargaining unit.

The specific procedures and criteria for the distribution of the amounts allocated for professional development shall be established by the Committee.

The Committee allocates funds to professional development activities, such as attending conferences, seminars or workshops.

10.06 An employee who benefits from professional development may be requested to provide a written report on the activities undertaken to his/her immediate supervisor, insofar as possible within thirty (30) days of the completion of the activities.

B. Career Advising

10.07 The University provides free career advising services to all employees on an individual basis.

Upon request, a career advisor will help them to assess and evaluate their skills and competencies, and make recommendations related to training and development.

C. Individual Development and Training for Permanent Employees

10.08 Professional development funds are:

a) over and above the one percent (1%) of the payroll (masse salariale) dedicated to professional development by virtue of the Act favouring the Development of Manpower Training;

b) over and above sums allocated by departments for professional development.

10.09 CUPEU Professional Development Fund (CUPEU Fund)

a) The University shall establish a CUPEU Professional Development Fund for the purpose of assisting professional employees in their pursuit of research, studies, and other scholarly, educational, or professional activities.

b) On June 1 of each year, the University shall add to the CUPEU Fund a sum equal to half a percent (0.5%) of the CUPEU payroll (masse salariale) as of the preceding March 1st for both permanent and temporary employees.

c) Annually, unspent funds shall be retained in the CUPEU Fund to a maximum of one third (1/3) of the funds allocated under subsection b) the previous year. The CUPEU Fund shall be capped at a maximum value equal to one percent (1%) of the full CUPEU payroll (masse salariale) as established on the preceding March 1st.

10.10 CUPEU Professional Development Committee (CUPEU Committee)

a) The CUPEU Professional Development Committee shall consist of six (6) members as follows:

i) three (3) professional employees to be selected by the Union, one being the Professional Development Officer, who shall serve as Chair of the CUPEU committee;

ii) three (3) university administrators selected by the University.

b) The CUPEU Committee shall be established for at least a two (2) year term.

c) The CUPEU Committee shall meet no less than three (3) times per year.

d) The CUPEU Committee determines the procedures and specific criteria, including monetary criteria, for the distribution of the CUPEU Fund. Such criteria and procedures shall reflect the objectives and terms of Article 10.

e) In general, decisions shall be reached by consensus or by a simple majority vote of the members present. Decisions related to a request for funding shall be reached by consensus or a two-third (2/3) majority vote of the members present.

10.11 Eligibility

a) Provided the funds are available in the CUPEU Fund, all permanent professional employees are eligible for professional development funds.
The temporary professional employees who have completed at least three (3) years of service in the professional unit are also eligible for these funds if they have a temporary assignment of at least one (1) year. In that case, some funds can be granted for an eligible activity occurring during the period of temporary assignment.

b) Priority will be given to professional employees who have not received professional development funds in the preceding three (3) years.

c) If a professional development activity requires an absence, the application must be accompanied by the supervisor’s approval. Such approval will not be unreasonably refused. An approved absence is considered as time worked.

10.12 Allocation of Funds

a) The Committee shall allocate funds to a wide variety of activities such as attending conferences, courses, workshops, conventions or seminars. A maximum amount of four thousand six hundred and thirty six dollars and sixty four cents ($4,636.64) will be allocated as of June 1, 2019. A maximum amount of four thousand seven hundred and fifty seven dollars and nineteen cents ($4,757.19) will be allocated as of June 1, 2020. This amount will be indexed at the same rate as salaries. A professional employee may receive a maximum of one (1) award per year. Funds shall be allocated on the basis of applications submitted at three (3) predetermined times during the year. Professional development activities must be related to a current and/or future work assignment at the university.

b) Eligible professional employees may also receive funding for the purchase of books and learning materials, magazine and journal subscriptions, and association memberships related to their work. No funds shall be allocated for the purchase of equipment (e.g. computers, cameras, photocopiers, etc.).

c) The parties agree that transportation costs, per diem costs for room and board, and travel expenses will be awarded according to the “Policy for Travel and Other Allowable Expenses” established by the University.

d) Costs may be paid by the University in advance of scheduled activities and made available as soon as the funds have been allocated by the CUPEU Committee. Such advances of funds may include, amongst others, registration, transportation, and accommodation fees.

10.13 Responsibilities of Recipients

a) Recipients may lose funds allocated through an application if they are unclaimed after one (1) year of the date the Committee confirmed the award. Extensions may be provided by the Professional Development Officer and shall be reported to the CUPEU Committee at its next meeting. Written requests for extensions are submitted to the Professional Development Officer not less than sixty (60) days prior to the one (1) year expiration date.

b) An employee who cannot attend a professional development activity due to a significant event (i.e. illness, death in the family, etc.) must notify the Committee and cancel all reservations as soon as possible. The employee will only be reimbursed for the portion of the allocation already spent. Employees who do not attend funded activities (for reasons other than those mentioned above) or make other than the prescribed use of the funds awarded are ineligible for future funds. Failure of a member to advise of his/her cancellation of a professional development activity for which funds have been requested and allocated may jeopardize his/her right to receive professional development funds in the future.

c) An eligible employee who benefits from the support of the CUPEU Fund shall make a written report providing details on the activities undertaken, to the Committee and their immediate supervisor/unit head, within sixty (60) days of the completion of the activities. Such a report is not required for allocations related to the purchase of publications, software, or membership in professional associations/organizations. Failure to provide such a written report will jeopardize the member’s right to receive professional development funds in the future.

10.14 Accountability

Four (4) times a year (January, April, July, October), the University agrees to supply the Committee with a:
a) Financial balance statement of the CUPEU Fund;
b) Summary of expenditures by recipient per department.

10.15 Professional development funds are to be used for the purposes specifically requested and as allocated by the CUPEU Committee.

10.16 Employees in violation of clause 10.15 may not be immune from legal liability and will be requested to return such funds to the CUPEU Fund.

Article 10 : Perfectionnement professionnel et formation

10.01 Les parties reconnaissent qu’il est avantageux de donner l’occasion aux personnes salariées d’accroître leurs compétences professionnelles, notamment parce que la qualité du travail au sein de l’Université s’en trouve améliorée. Les activités de perfectionnement professionnel sont réputées faire partie des tâches d’une personne salariée.

A. Perfectionnement et formation qui relèvent des départements

10.02 Au début de l’année de référence, chaque département peut affecter un pourcentage de son budget au perfectionnement professionnel et formation. Ce montant doit être réparti le plus équitablement possible dans le département.

10.03 La personne salariée qui désire suivre des cours de formation en rapport avec ses fonctions doit présenter une demande à son supérieur immédiat ou sa supérieure immédiate. L’Université ne rejettera pas une telle demande sans motif valable.

La personne salariée qui suit ces cours pendant les heures normales de travail ne subit aucune perte de salaire.

10.04 Dans chaque département, l’information sur les différentes occasions de perfectionnement professionnel et de formation doit être communiquée aux personnes salariées au moins une fois par année.

10.05 Un comité de perfectionnement professionnel et de formation devrait être créé dans chaque département où une personne salariée exerce ses fonctions; ce comité se réunit au moins une fois par année. La composition du comité relève du département mais doit comprendre au moins une personne de l’unité de négociation des professionnels.

Les procédures et les critères particuliers pour la répartition des montants affectés au perfectionnement professionnel sont établis par le comité.

Le comité peut allouer des fonds à l’égard d’activités professionnelles telles que la participation à des conférences, à des séminaires ou à des ateliers.

10.06 La personne salariée qui bénéfice du perfectionnement professionnel peut devoir présenter à son supérieur immédiat ou sa supérieure immédiate un rapport écrit sur les activités entreprises, dans la mesure du possible dans les trente (30) jours qui suivent la fin des activités en question.

B. Orientation professionnelle

10.07 L’Université fournit gratuitement des services individuels d’orientation professionnelle à toutes les personnes salariées. Sur demande, un conseiller en orientation de carrières les aidera à évaluer leurs habiletés et compétences et fera des recommandations en matière de formation et de perfectionnement.

C. Perfectionnement et formation individuels pour les personnes salariées permanentes

10.08 Les fonds de perfectionnement professionnel sont :

a) en sus du un pourcent (1 %) de la masse salariale réservée au perfectionnement professionnel en vertu de la Loi sur le développement de la main d’oeuvre;

b) en sus des sommes attribuées au perfectionnement professionnel par les départements.

10.09 Fonds de perfectionnement professionnel du SEPUC (Fonds SEPUC)

a) L’Université établit un Fonds de perfectionnement professionnel SEPUC dans le but d’aider les personnes salariées professionnelles à poursuivre leurs recherches, études et autres activités scolaires ou éducatives ou professionnelles.

b) Le 1er juin de chaque année, l’Université verse au Fonds SEPUC une somme égale à un demi pourcent (0,5%) de la masse salariale du SEPUC au 1er mars précédant pour les personnes salariées permanentes et temporaires.

c) Chaque année, les fonds non dépensés sont maintenus dans le Fonds SEPUC jusqu’à concurrence du tiers (1/3) des fonds alloués aux termes de l’alinéa b) pendant l’année précédente. Le Fonds SEPUC plafonnera à une valeur maximale égale à un pourcent (1%) de l’ensemble de la masse salariale du SEPUC, telle qu’établie au 1er mars précédant.

10.10 Comité de perfectionnement professionnel du SEPUC (Comité SEPUC)

a) Le Comité de perfectionnement professionnel du SEPUC est formé de six (6) membres, comme suit :

i) trois (3) personnes salariées professionnelles choisies par le Syndicat, dont l’agent de perfectionnement professionnel, qui préside le Comité SEPUC;

ii) trois (3) administrateurs de l’Université choisis par l’Université.

b) Le Comité SEPUC est nommé pour un mandat d’au moins deux (2) ans.

c) Le Comité SEPUC se réunit au moins trois (3) fois par année.

d) Le Comité SEPUC détermine les procédures et critères particuliers, y compris les critères monétaires, pour la répartition du Fonds SEPUC. Ces critères et procédures doivent refléter les objectifs et modalités de l’article 10.

e) En général, les décisions sont prises par consensus ou par vote à la majorité simple des membres présents. Les décisions relatives à une demande de financement sont prises par consensus ou par vote des deux tiers (2/3) des membres présents.

10.11 Admissibilité

a) Sous réserve de la disponibilité de fonds dans le Fonds (SEPUC), toutes les personnes salariées permanentes sont admissibles aux fonds de perfectionnement professionnel.

Les personnes salariées temporaires qui comptent au moins trois (3) années de service dans l’unité des professionnel(le)s sont également admissibles à ces fonds à la condition de détenir une assignation temporaire dont la durée est d’au moins un (1) an. Dans ce dernier cas, des fonds peuvent être attribués pour une activité admissible ayant lieu pendant la période d’assignation temporaire.

b) La priorité sera accordée aux personnes salariées professionnelles n’ayant pas reçu de fonds de perfectionnement professionnel durant les trois (3) années précédentes.

c) Si une activité de perfectionnement professionnel nécessite une absence autorisée, la demande d’obtention de fonds doit être accompagnée de l’approbation du supérieur ou de la supérieure. Une telle approbation ne sera pas indûment refusée. Une absence autorisée est considérée comme du temps travaillé.

10.12 Attribution des fonds

a) Le Comité attribue des fonds pour une vaste gamme d’activités, comme la participation à des conférences, des cours, des ateliers, des congrès ou des séminaires. Un montant maximum de quatre mille six cent trente-six dollars et soixante-quatre cents (4 636, 64$) est accordé à compter du 1er juin 2019. Un montant maximum de quatre mille sept cent cinquante-sept dollars et dix-neuf cents (4 757,19$) est accordé à compter du 1er juin 2020. Ce montant sera indexé au même taux que les salaires. Une personne salariée professionnelle pourrait recevoir au plus un (1) octroi par année. Les fonds sont attribués selon les demandes soumises à trois (3) périodes fixes pendant l’année. Les activités de perfectionnement professionnel doivent se rapporter à un travail actuel ou futur à l’Université.

b) Les personnes salariées professionnelles admissibles pourraient aussi bénéficier de fonds pour l’achat de livres et de matériel pédagogique, l’abonnement à des magazines et revues et l’adhésion à des associations dans la mesure où ceux-ci sont pertinents à leur travail. Aucune somme ne sera octroyée pour l’achat de matériel (comme les ordinateurs, les appareils photo, les photocopieuses et autres).

c) Les parties conviennent que les frais de transport, l’indemnité quotidienne de logement et repas et les frais de déplacement sont accordés conformément à la « Politique – Frais de déplacement et autres dépenses admissibles » établie par l’Université.

d) Les frais peuvent être versés par l’Université préalablement aux activités prévues et remis aussitôt la subvention octroyée par le Comité SEPUC. De telles avances de fonds peuvent comprendre, entre autres, les frais d’inscription à des congrès, le transport et l’hébergement.

10.13 Responsabilité des bénéficiaires

a) Les bénéficiaires peuvent perdre les sommes octroyées consécutivement à une demande si elles ne sont pas réclamées après un (1) an de la date à laquelle le Comité de perfectionnement professionnel en a confirmé l’octroi. Des prolongations peuvent être accordées par l’agent de perfectionnement professionnel et doivent être signalées au Comité SEPUC lors de la prochaine réunion. Les demandes de prolongation sont soumises par écrit à l’agent de perfectionnement professionnel, pas moins de soixante (60) jours avant la date d’expiration de un (1) an.

b) La personne salariée qui se trouve dans l’impossibilité de participer à une activité de perfectionnement en cas de force majeure (comme la maladie, le décès d’un membre de la famille ou une autre raison) doit en avertir le comité et annuler toutes les réservations dès que possible. Elle ne sera remboursée que pour la portion déjà dépensée de l’octroi. Toute personne salariée qui ne participe pas aux activités subventionnées (pour des raisons autres que celles qui sont mentionnées ci-dessus) ou utilise les fonds à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été accordés devient inadmissible à un financement de perfectionnement professionnel à l’avenir. Le défaut de signaler l’annulation d’une activité de perfectionnement professionnel pour laquelle des fonds ont été demandés et accordés peut compromettre le droit de cette personne d’obtenir des fonds de perfectionnement professionnel à l’avenir.

c) La personne salariée professionnelle admissible qui bénéficie de crédits provenant du fonds de perfectionnement professionnel du SEPUC rédige un compte rendu détaillé des activités qu’elle a entreprises à l’intention du Comité de perfectionnement professionnel et de son supérieur immédiat ou chef d’unité, dans les soixante (60) jours suivant la fin des activités. Ce rapport n’est pas exigé s’il s’agit de l’achat de publications ou de logiciels ou de l’adhésion à des associations ou organismes professionnels. Le défaut de soumettre ce rapport écrit compromettra le droit de cette personne d’obtenir des fonds de perfectionnement professionnel à l’avenir.

10.14 Reddition de comptes

Quatre (4) fois par an (en janvier, avril, juillet, octobre), l’Université convient de fournir ce qui suit au comité :

a) un bilan financier du Fonds SEPUC;

b) un récapitulatif des dépenses par bénéficiaire dans chaque département.

10.15 Les fonds de perfectionnement professionnel doivent servir aux fins précisées dans la demande et conformément à l’octroi du Comité SEPUC.

10.16 Les personnes salariées qui enfreignent la clause 10.15 ne peuvent se soustraire à leur responsabilité légale et seront tenues de remettre lesdits fonds au Fonds SEPUC administré par l’Université.

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