Article 40 Payment of Salaries and Classification
Article 40: Payment of Salaries and Classification
40.01 Employees are paid on Friday, every two (2) weeks. Should a pay day fall on a statutory holiday, the pay day will be the preceding working day.
40.02 In the event of a termination of employment, the University remits at the time of departure, to the employee who has made the request in sufficient time to allow at least eleven (11) working days for processing the termination of employment, and providing the effective date of termination coincides with the regular bi-weekly payroll run, all salaries and vacation indemnities due to her/him. Settlement options in respect of termination benefits under the Pension Plan will be forwarded within sixty (60) days from the date of termination.
40.03 The parties agree that the salaries in Article 39 and the mechanisms provided in the present article apply to all employees.
40.04 Determination of the classification of employment during this agreement
a) As of his/her hiring, the employee will be assigned to a job and remunerated in accordance with the grade of that job.
b) Job Profile
In all cases, the grade is determined by the nature of the work, the characteristics and requirements of the job as outlined in the job profile and the job evaluation questionnaire.
The job profile includes the following:
- Overall purpose of the position
- Reporting relationship;
- Accountability;
- Position scope;
- Judgement and autonomy;
- Working conditions and physical environment.
- Major responsibilities.
- Decision making.
- Education and experience required.
c) At the time of hire, the University will write to the employee, with a copy to the Union, confirming the position to which the employee has been assigned, along with its grade, the employee’s education and relevant experience and the step at which the employee has been positioned. The University will provide the employee and the Union with a job profile within twenty (20) working days of hire.
d) When an employee changes position, the University will provide the employee and the Union with the job profile within twenty (20) working days of said change.
e) When an employee’s job profile changes, the University will provide the employee and the Union with the new job profile within twenty (20) working days of said change.
40.05 Appeal concerning job evaluations
When an employee requests a grade higher than that assigned to his/her position and is not satisfied with the decision made by Department of Human Resources and Employee Relations, the parties agree to submit the case in dispute to the Labour Relations Committee described in clause 11.07. If the Labour Relations Committee cannot come to an agreement, the Union may submit the case to an arbitrator whose jurisdiction will be limited to determining whether the grade of the position should be increased based on the job evaluation system in place at the university. Before the arbitration, the parties jointly draft a statement containing the facts agreed upon by the parties as well as their differences. Each party submits, in support of their claim, the pertinent documents which they wish to present to the arbitrator, as well as a list of witnesses and a summary of each person’s testimony. Only the points in dispute are presented to the arbitrator. The arbitrator will render a summary decision without summarizing the evidence. Should the arbitrator come to the conclusion that the position is of a higher grade, the new classification is retroactive to the date that the request for reevaluation was submitted to Department of Human Resources and Employee Relations. Unless there is an agreement to the contrary, each case is without precedent.
40.06 The employee hired after the signing of this agreement is placed at the first step of the salary scale of his/her grade, unless he/she has relevant qualifications (education or experience) higher than those required for the position, in which case he/she will be granted an additional step for each year of relevant experience above the minimum required, as well as additional steps for relevant education above the minimum required, in accordance with clause 40.07.
40.07 On June 1st of each year, the employee receives a step increase, unless he/she was hired on or after March 1 of the current year.
40.08 The employee who has completed one year (30 credits) of relevant education over and above the education required by his/her position will be granted an additional step. He/she will be granted two (2) steps in the case of a Masters degree and three (3) steps in the case of a Doctorate degree. Additional education compensated under the provisions of the previous Collective Agreement does not give the right to additional steps under the terms of the present clause.
40.09 Promotion, Transfer, or Demotion Changes of grade, promotions, transfers or demotions do not affect the date for step increases.
40.10 The employee who transfers to a position with the same grade remains at the same step unless his/her position of origin or his/her position obtained results from a pay equity adjustment, in which case, the provisions that apply are those prescribed by subsection 40.10 b) or clause 40.11, as the case may be.
40.11 Promotion
a) The employee who is promoted to a position with a higher grade or if his/her position is reclassified to a higher grade, will receive, starting from the date of the promotion or reclassification, the most advantageous of the following options:
• the first (1st) step in the higher grade or
• the step in the superior grade that corresponds to a reduction of two (2) steps for each increase in grade.
b) If the salary scale of the position of the employee before the promotion or of the position to which he/she is promoted results from a salary equity adjustment, the number of steps of reduction in the new scale is calculated as follows:
• [(maximum of the salary scale of the new position divided by the maximum of the salary scale of the previous position) minus 1]), divided by 0.09
• The previous result multiplied by 2 and rounded to the closest unit. This translates in this formula:
𝑥2 𝑟𝑜𝑢𝑛𝑑𝑒𝑑 𝑢𝑝 𝑡𝑜 𝑡ℎ𝑒 𝑐𝑙𝑜𝑠𝑒𝑠𝑡 𝑢𝑛𝑖𝑡
• Mn is the maximum of the salary scale of the new position
• Mo is the maximum of the salary scale of the position of origin
40.12 When an employee voluntarily transfers to a position with a lower grade, his/her salary is reduced by an amount corresponding to the difference between the first two (2) steps of the salary scale of the new position. If the reduction places the salary between two (2) steps, he/she receives the immediately lower step. However, when a position is reclassified to a lower grade, the employee continues to be paid by virtue of the grade that applied prior to the reclassification and continues to receive all step increases and raises as if the position had not been reclassified. This applies as long as the employee remains the incumbent of the said position.
40.13 An employee assigned to a position with a lower grade as a result of the application of Article 15 will not suffer any reduction in salary. However, if his/her salary is superior to the maximum of the job to which he/she has been assigned, it will be reduced to the maximum of the job grade after a delay of six (6) months.
Article 40 : Versement des salaires et classification
40.01 Les personnes salariées sont payées le vendredi, toutes les deux (2) semaines. Si un jour de paie coïncide avec un jour férié, le jour de paie est devancé au jour ouvrable qui précède.
40.02 Dans le cas d’une cessation d’emploi définitive, l’Université remet à la personne salariée, au moment de son départ, tous les salaires et toutes les indemnités de vacances qui lui sont dus, pourvu que la personne salariée en ait fait la demande suffisamment à l’avance pour accorder au moins onze (11) jours ouvrables à l’Université pour traiter la cessation d’emploi, et à condition que la date réelle du départ coïncide avec la fin de la période habituelle de paie. Des options de règlement, relatives aux prestations de cessation en vertu du régime de retraite, sont envoyées à la personne salariée dans les soixante (60) jours qui suivent la date de la cessation d’emploi.
40.03 Les parties conviennent que les salaires prévus à l’article 39, ainsi que les mécanismes prévus au présent article s’appliquent à toutes les personnes salariées.
40.04 Détermination de la classe d’emploi
a) Lors de son embauche, la personne salariée est affectée à un poste et rémunérée en fonction de la classe d’emploi à laquelle ce poste appartient.
b) Description de poste
Dans tous les cas, la classe d’emploi du poste est déterminée selon la nature du travail, les caractéristiques ainsi que les exigences de la tâche telles que décrites dans la description du poste et le questionnaire d’évaluation.
La description du poste comprend notamment :
- L’objectif général du poste
- Lien hiérarchique;
- Imputabilité;
- Étendue du poste;
- Jugement et autonomie;
- Conditions de travail et environnement physique.
- Les responsabilités principales du poste
- Le niveau de prise de décision
- La formation et l’expérience requises
c) À l’embauche, l’Université confirme par écrit à la personne salariée, avec copie au Syndicat, le poste auquel elle est affectée, la classe d’emploi du poste, la scolarité et l’expérience pertinente qui lui sont reconnues et l’échelon auquel la personne salariée est placée. L’Université fournit à la personne salariée et au Syndicat la description du poste dans les vingt (20) jours de travail qui suivent l’embauche.
d) Lorsqu’une personne salariée change de poste, l’Université lui remet, ainsi qu’au Syndicat une description du poste auquel elle a été affectée dans les vingt (20) jours de travail qui suivent ledit changement.
e) Lorsqu’une description de poste est modifiée, l’Université remet à la personne salariée et au Syndicat la nouvelle description de poste dans les vingt (20) jours qui suivent ledit changement.
40.05 Appel concernant l’évaluation des postes
Lorsqu’une personne salariée réclame une classe d’emploi supérieure à celle accordée pour son poste et qu’elle n’est pas satisfaite de la décision rendue par le Service des ressources humaines et relations avec le personnel, les parties conviennent de soumettre le cas en litige au Comité des relations du travail prévu à la clause 11.07.
S’il n’y a pas d’entente au Comité des relations du travail, le Syndicat peut soumettre le cas à un ou une arbitre dont la juridiction se limite à déterminer si le poste appartient à une classe d’emploi supérieure, en fonction du système d’évaluation des emplois en vigueur à l’Université.
Avant l’arbitrage, les parties rédigent conjointement un texte qui contient l’ensemble des faits sur lesquels elles s’entendent, ainsi que les divergences. Chaque partie soumet, à l’appui de ses prétentions, les documents pertinents dont elle veut saisir l’arbitre, ainsi que la liste des témoins qu’elle entend produire avec un résumé de ce dont témoigneront ces personnes. Seuls les points en litige sont exposés devant l’arbitre.
L’arbitre rend une décision motivée, sans résumer la preuve. Advenant que l’arbitre arrive à la conclusion que le poste est d’une classe d’emploi supérieure, le nouveau classement est rétroactif à la date du dépôt de la demande de réévaluation soumise au Service des ressources humaines et des relations avec le personnel. À moins d’entente entre les parties à l’effet contraire, chaque cas est un cas d’espèce.
40.06 La personne salariée embauchée après la signature de la présente convention est positionnée dans l’échelle salariale au premier échelon de sa classe d’emploi, sauf si elle possède des qualifications (scolarité ou expérience) supérieures aux exigences du poste, auquel cas elle se voit accorder un échelon supplémentaire pour chaque année d’expérience pertinente en sus du minimum requis, ainsi que des échelons supplémentaires pour la scolarité en sus de celle qui est requise et ce, conformément à la clause 40.07.
40.07 Au 1er juin de chaque année, la personne salariée bénéficie d’un avancement d’échelon sauf si elle a été embauchée le ou après le 1er mars de l’année en cours.
40.08 La personne salariée qui a terminé une année de scolarité (30 crédits) pertinente, en sus de la scolarité requise pour son poste se voit accorder un échelon supplémentaire. Elle se voit accorder deux (2) échelons dans le cas d’une maîtrise et trois (3) dans le cas d’un doctorat.
La scolarité additionnelle qui a été compensée en vertu des dispositions des conventions collectives précédentes ne donne pas droit à des échelons supplémentaires en vertu de la présente clause.
40.09 Promotion, mutation ou rétrogradation
Un changement de classe d’emploi, une promotion, une mutation ou une rétrogradation n’affecte pas la date d’avancement d’échelon.
40.10 La personne salariée qui change de poste à l’intérieur de la même classe d’emploi reste au même échelon à moins que le poste d’origine ou celui obtenu résulte d’un ajustement d’équité salariale, auquel cas, les dispositions qui s’appliquent sont celles prévues à l’alinéa 40.10 b) ou à la clause 40.11, selon le cas.
40.11 Promotion
a) La personne salariée qui est promue à un poste dans une classe d’emploi supérieure ou dont le poste est reclassé dans une classe d’emploi supérieure se voit appliquer, à partir de la date de la promotion ou de la reclassification de poste, la plus avantageuse des options suivantes :
- le premier (1er) échelon de la classe d’emploi supérieure
ou
- l’échelon de la classe d’emploi supérieure qui correspond à deux (2) échelons de moins que celui où il était situé, et ce pour chaque classe d’emploi additionnelle.
b) Si l’échelle salariale du poste détenu par la personne salariée avant la promotion ou celle du poste auquel elle est promue résultent d’un ajustement d’équité salariale, le nombre d’échelons de moins dans la nouvelle échelle salariale se calcule comme suit :
- [(maximum de l’échelle de salaire du nouveau poste, divisé par le maximum de l’échelle de salaire du poste d’origine) moins 1], divisé par 0,09
- le résultat précédent étant multiplié par deux et arrondi à l’unité la plus près.
Cela se traduit par la formule suivante :x2 arrondi à l’unité la plus près où- Mn est le maximum de l’échelle de salaire du nouveau poste
- Mo est le maximum de l’échelle de salaire du poste d’origine
40.12 Lorsqu’une personne salariée décide volontairement d’être mutée à un poste d’une classe d’emploi inférieure, son salaire est réduit d’un montant correspondant à la différence entre les deux (2) premiers échelons de l’échelle applicable à son nouveau poste. Si le salaire résultant se situe entre deux (2) échelons de la nouvelle échelle, elle reçoit le salaire de l’échelon immédiatement inférieur.
Cependant, lorsqu’un poste est reclassé dans une classe d’emploi inférieure, la personne salariée titulaire du poste continue d’être rémunérée selon l’échelle salariale qui s’appliquait au poste avant le reclassement et elle bénéficie de tous les avancements d’échelon et augmentations de salaires dont elle aurait bénéficié si le poste n’avait pas été reclassé. Ceci s’applique tant et aussi longtemps que cette personne demeure titulaire du poste.
40.13 Une personne salariée qui est affectée à un poste d’une classe d’emploi inférieure par suite de l’application de l’article 15 ne subit aucune réduction de salaire. Toutefois, si son salaire est supérieur au maximum du poste auquel elle a été affectée, il est réduit au salaire maximum de la classe d’emploi du nouveau poste, après un délai de six (6) mois.